Apache OpenOffice Writer für die Uni von David Paenson, B. A. Hons. April 2013 INHALT 1 Einleitung Diese Einführung basiert auf Kursen, die ich seit nunmehr zehn Semestern für alle Erstsemestler am Fachbereich Soziale Arbeit der Fachhochschule Frankfurt gebe. Die Anregungen und Kritiken der Kursteilnehmer und -teilnehmerinnen sind hier eingeflossen, ebenfalls die vielen Stunden, die ich gemeinsam mit Studierenden vor dem PC bei der Formatierung ihrer Bachelorthesen verbracht habe. Mein Ziel ist es nicht, systematisch alle Möglichkeiten von Apache OpenOffice Writer aufzuzeigen. Ich möchte vielmehr gezielt auf die Aufgaben eingehen, mit denen du* im Lauf deines Studiums ganz sicher konfrontiert sein wirst. Die allerhäufigsten Griffe, die du bei deiner alltäglichen Arbeit brauchen wirst, sind alle als »Basisübung in 12 Schritten« auf Seite 42 zusammengefasst. Es bietet sich an, diese Übung Schritt-für-Schritt gleich jetzt zu machen, um dir ein Gefühl für die Funktionsweise dieser Textverarbeitung zu verschaffen. Vor allem wirst du sehen, wie einfach alles vor sich geht. Danach solltest du aber diese Einleitung ganz durchlesen. Ein allgemeiner Überblick über das Programm ist nämlich wichtig. Es ist wie bei einem Motor. Du kannst nicht erwarten, dass er rund läuft, wenn Schrauben fehlen oder an der falschen Stelle sitzen. Es muss alles stimmen. Die in den nachfolgenden Kapiteln vorgestellten Automatisierungen funktionieren nur im Zusammenhang. Daher meine Bitte, den Text als Einheit zu verstehen, und nicht den Versuch zu unternehmen, lediglich »bei Bedarf« nachzuschlagen. 2 Automatisierung Jedes Dokument, jedes Buch, jede Zeitschrift hat eine Menge wiederkehrender Elemente, seien es Überschriften, Fußnoten, Seiten, die einzelnen Absätze des eigentlichen Textes, abgesetzte Zitate, Literaturlisten usw. Alle diese Elemente müssen unbedingt einheitlich aussehen. Viele dieser Elemente werden dazu noch aufsteigend nummeriert, beispielsweise die Seiten, die Kapitelüberschriften, die Fußnoten, Aufzählungen, Bildunterschriften, die Zeilen eines Interviews usw. All diese Formatierungen und Nummerierungen legst du nur einmal fest! Danach brauchst du dich nicht mehr damit zu beschäftigen! Auch andere Elemente kannst du darauf aufbauend automatisch generieren lassen, vor allem das Inhaltsverzeichnis. 3 Struktur eines Dokuments Wenn du eine Arbeit gedanklich entwirfst, hast du sicherlich nicht nur deren Inhalt, sondern zugleich auch deren Struktur vor Augen – zumindest in groben Zügen. Der Inhalt, das ist vor allem der eigentliche Text. Das ist natürlich mengenmäßig das Allerwichtigste. Der Text hat ein eigenes Aussehen, eine eigene Formatierung, sprich die eigene Formatvorlage. Diese heißt in OpenOffice Textkörper. Auf die Formatierung des Textkörpers gehe ich allerdings erst später ein, nämlich im Abschnitt 10. An dieser Stelle wollen wir uns zunächst nur mit der Struktur eines Textes beschäftigen. Diese Struktur wird in erster Linie durch die Überschriften für uns sowie für den Leser und die Leserin sichtbar. Auch ohne Überschriften müsste der Text natürlich eine innere Struktur besitzen, es sind aber die Überschriften, die diese innere Struktur zum Vorschein bringen. Wie zentral Überschriften sind – und doch so selbstverständlich – macht ein Beispiel deutlich: Stelle dir vor, in deinem Lieblingsbuchladen liegt ein hübscher Einband auf dem Tisch. Du blätterst darin und siehst nur Text, Text, Text, und keine einzige Überschrift. Das Buch würdest du sicher schnell beiseite legen. Es gibt Hauptüberschriften für die Kapitelebene, Unterüberschriften für die darunter liegende Abschnittsebene und Unterunterüberschriften für die dritte Ebene der Unterabschnitte. Es gibt also eine ganze Überschriftenhierarchie. Bis zu zehn Ebenen sind theoretisch möglich. Die verschiedenen Überschriftenebenen unterscheiden sich durch eine Reihe von optischen Merkmalen, die in den dazugehörigen Absatzvorlagen festgehalten werden: Schriftgröße (in Punkt gemessen) Schriftschnitt (Standard/Fett/Kursiv) Schrifttyp (Times/Arial/Garamond/Futura usw.) Abstand zum vorangehenden Text (oben) Abstand zum nachfolgenden Text (unten) Umbruch (Kapitelüberschriften immer auf einer neuen Seite beginnend, beispielsweise) Nummerierung (optional) Am besten, du legst die Überschriften gleich zu Beginn fest. Denn weitere Elemente bauen darauf auf, vor allem das Inhaltsverzeichnis und die automatische Kapitelnummerierung. Das Inhaltsverzeichnis ist ein Abbild der bereits vorhandenen Struktur. Du generierst es erst, wenn die Überschriften schon existieren. Das Inhaltsverzeichnis (siehe Abschnitt 8) richtet sich also an einer bereits bestehenden Struktur, und nicht umgekehrt. 4 Der erste Schritt Wenn du mit einem neuen Text beginnst, stellst du dir sicherlich die Frage: Soll ich mich zunächst nur auf den Inhalt konzentrieren und die Formatierung auf später verschieben? Oder soll ich nicht lieber doch gleich mit der Formatierung beginnen? Nach dem bisher Gesagten sollte klar sein: Alles solltest du gleich richtig formatieren und strukturieren. Wichtig sind vor allem die Haupt- und die Unterüberschriften, einschließlich ihrer automatischen Nummerierung. Aber auch Grundschrift, Zeilenabstände, Seitenränder usw. solltest du von Anfang an in den entsprechenden Absatz- bzw. Seitenvorlagen festlegen. Diese Herangehensweise bringt viele Vorteile mit sich: enorme Zeitersparnis mit Hilfe des Navigators (siehe Abschnitt 7) kannst du sofort zu dem Abschnitt springen, den du gerade bearbeiten möchtest die Reihenfolge von Kapiteln kannst du mit einem einzigen Mausklick nachträglich ändern (besonders nützlich bei Gruppenarbeiten) du behältst stets den Überblick über die sich entwickelnde Arbeit 5 Überschriften Dem Programm musst du mitteilen, was eine Überschrift und was Text ist. Dazu dienen folgende Tastenkürzel (dazu reicht es, wenn der Cursor irgendwo in dem betreffenden Absatz steht): Strg + 0 für Text, bzw. »Textkörper« (auch »Fließtext« genannt) Strg + 1 für Hauptüberschriften (erste Ebene) Strg + 2 für Abschnittsüberschriften (zweite Ebene) Strg + 3 für Unterabschnittsüberschriften (dritte Ebene) Macintosh-User verwenden statt der Taste Strg die Taste Cmd. Auf die unterschiedliche Tastaturbelegung von Macs gehe ich aber nicht ein. ? Die Gestaltung von Überschriften Mit einem rechten Mausklick auf irgendeine Hauptüberschrift kannst du unter dem Menüpunkt Absatzvorlage bearbeiten (nicht Absatz bearbeiten!!) das Aussehen all deiner Hauptüberschriften auf einmal verändern. alle Überschriften sollten linksbündig sein und ohne Silbentrennung Überschriften sollten kurz und aussagekräftig sein Überschriften sollten einzeilig sein Größe Schnitt Abstand über Abstand unter Hauptüberschriften (Ebene 1) 16pt fett 1,2 cm 0,6 cm Abschnittsüberschriften (Ebene 2) 13pt fett 1 cm 0,5 cm Unterabschnittsüberschriften (Ebene 3) 13pt kursiv 0,8 cm 0,4 cm Tabelle 1: Vorschlag für Schriftgrößen, Schnitt und Abständen von Überschriften (bei Schrifttyp »Garamond«) ? Kapitelüberschriften immer auf einer neuen Seite beginnen? Dazu ein rechter Mausklick auf irgendeine Hauptüberschrift und Absatzvorlage bearbeiten › Textfluss › Umbrüche › Einfügen wählen. Wenn du vermeiden willst, dass eine Hauptüberschrift im unteren Viertel des Blattes erscheint, füge vor der Überschrift einen manuellen Umbruch ein mit Strg + Eingabe. Dann rutscht die Überschrift auf die nächste Seite. Eine wesentlich elegantere Lösung, den gleichen Effekt zu erzielen, besteht darin, im Absatz, der der Überschrift unmittelbar folgt, unter Format › Absatz › Textfluss den Kasten Absatz nicht trennen anzuklicken. Dann rutscht die Überschrift zusammen mit dem gesamten Absatz automatisch auf die Folgeseite. (N. B.: Wir verändern hier lediglich das Format des in Frage kommenden Absatzes, und nicht generell die Formatvorlage des Textkörpers!) Wenn du systematisch so arbeitest, entfällt eine abschließende Überprüfung des Textes auf falsch platzierte Überschriften. Der betreffende Absatz muss allerdings eine gewisse Länge haben, damit dieser Effekt sinnvoll zum Tragen kommt, er darf eine gewisse Länge aber auch nicht überschreiten – 5 bis 10 Zeilen sind optimal. Diese Methode kannst du sogar auf mehrere Absätze ausdehnen, wenn du nicht nur Absatz nicht trennen, sondern dazu noch Absätze zusammenhalten auswählst. Damit bleiben mehrere aufeinander folgende Absätze im Fall eines Seitenwechsels miteinander verbunden. ? Leere Zeilen? Über und unter einer Überschrift solltest du unter keinen Umständen leere Zeilen einfügen, um die Abstände zwischen Überschrift und Text zu beeinflussen! Die gewünschten Abstände beeinflusst du stattdessen in der zur Überschrift gehörigen Absatzvorlage unter dem Reiter Einzüge und Abstände. Der Abstand zwischen Überschrift und dem vorausgehenden Text (Abstand über Absatz) sollte deutlich größer sein als der Abstand zwischen der Überschrift und dem dazugehörigen nachfolgenden Text (Abstand unter Absatz) – Siehe Tabelle 1. ? Warum keine Leerzeilen? Überschriften bleiben von Haus aus mit dem nachfolgenden Absatz verbunden. Wenn aber der nachfolgende Absatz nur aus einer Leerzeile besteht, bleibt sie eben mit diesem leeren Absatz verbunden, aber nicht mit dem Absatz, der danach folgt. Es besteht dann die Gefahr, dass die Überschrift ganz unten auf der Seite zusammen mit dem leeren Absatz erscheint, und der eigentliche Absatz von Interesse auf der Folgeseite und ohne Überschrift erscheint. Außerdem variieren Leerzeilen in der Höhe, je nachdem welche Schriftgröße gerade aktiv ist. Das Layout wird uneinheitlich. ? Wie viele Überschriftenebenen? Es sollten maximal zwei vollständig nummerierte Ebenen sein. Beispiel: 1 Kapitel 1.1 Abschnitt 1.2 Abschnitt 1.3 Abschnitt 2 Kapitel 2.1 Abschnitt 2.2 Abschnitt 2.3 Abschnitt … usw. Du kannst dennoch eine dritte und vierte Überschriftenebene verwenden, dann aber eben ganz ohne Nummerierung. Es handelt sich hier nämlich lediglich um kleinere Zwischenüberschriften zur optischen Auflockerung und Gliederung. Diese dritte und vierte Ebene solltest du am besten nicht ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen. ? Überschriften direkt übereinander? Auch das solltest du vermeiden. Zu jeder Überschrift gehört in der Regel etwas Text, zumindest ein paar einleitende Sätze zum Thema des Kapitels beziehungsweise des Abschnitts. ? Mehrzeilige Überschriften? Mehrzeilige Überschriften nehmen unverhältnismäßig viel Platz ein. Besser ist es, du denkst dir etwas Kurzes und Prägnantes aus und erläuterst genauer im Eröffnungsabsatz, worum es in diesem Abschnitt geht. Vergiss nicht, dass mehrzeilige Überschriften auch im Inhaltsverzeichnis mehrzeilig erscheinen werden. ? Weitere Vorkehrungen Schließlich solltest du unter Extras › Optionen › OpenOffice.org Writer › Kompatibilität drei Häkchen entfernen, nämlich: Alle Absatz- und Tabellenabstände addieren; indem du hier das Häkchen entfernst, sorgst du dafür, dass zwischen zwei aufeinanderfolgenden Absätzen die beiden Abstände unter dem einen bzw. über dem nachfolgenden Absatz nicht addiert werden, sondern stattdessen lediglich der größere der beiden berücksichtigt wird Absatz- und Tabellenabstände an Seitenanfängen addieren; indem du hier das Häkchen entfernst, erreichst du, dass der festgelegte Abstand über der Überschrift entfällt, wenn diese sich am Seitenanfang befindet (die Überschrift erscheint dann ganz am oberen Rand) Wortabstände in Zeilen mit manuellem Umbruch im Blocksatz ausdehnen; indem du hier das Häkchen entfernst, verhinderst du, dass bei einem erzwungenen Zeilenumbruch (Tastenkürzel Umschalt + Eingabe) die Buchstaben/Wörter der vorangehenden Zeile bis an den rechten Rand auseinandergezogen werden (du hebst an dieser Stelle also den Blocksatz auf) Nachdem du diese drei Häkchen entfernt hast, musst du noch die Schaltfläche Als Standard verwenden anklicken, damit sich diese Veränderungen auf alle Dokumente auswirken, die du zukünftig bearbeitest. 6 Kapitelnummerierung Die Nummerierung der Überschriften solltest du unbedingt automatisieren. Dies geschieht unter dem Menüpunkt Extras › Kapitelnummerierung (siehe Abbildung 3). Hier kannst du die Nummerierungsart für die verschiedenen Ebenen definieren (standardmäßig 1, 2, 3 – es könnte aber auch eine römische Nummerierung sein, oder A, B, C). Mit Vollständig legst du fest, dass beispielsweise die Nummerierung des Kapitels 5.2.7 eben als »5.2.7« und nicht bloß als »7« erscheint. Die automatische Nummerierung kannst du gezielt für einzelne Kapitel ausschalten, z. B. für die Einleitung oder das Literaturverzeichnis. Das geschieht durch Anklicken der dritten Schaltfläche des Popup-Menüs zur Nummerierung (siehe Abbildung 4) (und nicht der zweiten Schaltfläche, denn damit würdest du die Nummerierung für alle Überschriften der betreffenden Ebene aus- beziehungsweise wieder einschalten). Für die Nummerierung von Kapiteln solltest du unbedingt die hier geschilderte Methode wählen, und keinesfalls die Menüfunktion Nummerierung an/aus in der oberen Bildleiste, denn dann hättest du womöglich eine doppelte Nummerierung im Hintergrund. Die automatische Nummerierung von Überschriften spart sehr viel Zeit. Beispielsweise, wenn aus einer Haupt- eine Unterüberschrift oder umgekehrt werden soll. Oder wenn bei Gruppenarbeiten (siehe Abschnitt 20) mehrere Teildokumente zu einem zusammengelegt werden. Bei manueller Nummerierung müsstest du den ganzen Text nochmals auf die richtige Nummerierung überprüfen! Innerhalb jeder Ebene sollte es mindestens zwei Überschriften geben. Eine »1.1«, der keine »1.2« folgt, ergibt keinen Sinn. Erst ab drei Überschriften innerhalb einer Ebene ist es eine runde Sache. Unter Position (siehe Abbildung 2) sollte ferner die Breite der Nummerierung ausreichen, um die Kapitelnummer und dazu einen kleinen Abstand zum Text aufzunehmen. 7 Navigator Unter dem Menüpunkt Ansicht öffnest du den Navigator (Taste F5). Dieser sieht aus wie ein Inhaltsverzeichnis (siehe Abbildung 5), er hat aber eine ganz andere Funktion als ein Inhaltsverzeichnis: Während das Inhaltsverzeichnis Teil des schriftlichen Dokuments ist und daher mit dem Rest auch ausgedruckt wird, ist der Navigator nicht Teil des Dokuments und wird daher nicht ausgedruckt. Er ist vielmehr ein elektronischer Schlüssel für die Manipulation des Dokuments. Nun klickst du auf auf das + neben der Kategorie Überschriften. Du siehst dann alle deinen zuvor erstellten Kapitelüberschriften. Wenn du eine davon anklickst, wird sie farblich markiert. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag landest du direkt an der betreffenden Textstelle. Somit erübrigt sich das ständige hin und her Scrollen, bis du endlich die richtige Textstelle gefunden hast. Mit einem einfachen Klick auf den Doppelpfeil nach oben verschiebst du das gesamte Kapitel (samt Bildern, Fußnoten und allen übrigen Elementen) nach oben: Aus Kapitel 4 wird Kapitel 3 und aus Kapitel 3 wird Kapitel 4. Ähnlich kannst du den Doppelpfeil nach unten verwenden. Mit den Symbolen Doppelpfeil nach links bzw. Doppelpfeil nach rechts kannst du die Rangfolge einer Überschrift ändern: Aus einer Unterüberschrift wird eine Hauptüberschrift oder umgekehrt. Im Navigator werden neben den Überschriften auch alle anderen wichtigen Elemente wie Bilder, Tabellen, Grafiken, Hyperlinks, Textmarken, Verzeichnisse etc., aufgelistet, zu denen du mit einem Doppelklick direkt springen kannst. Im Gegensatz zum Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich der Navigator von selbst. Der Navigator ist besonders nützlich bei Gruppenarbeiten – siehe dazu Abschnitt 20. 8 Inhaltsverzeichnis Nachdem du alle Überschriften als solche deklariert und die automatische Überschriftennummerierung aktiviert hast, kannst du jetzt das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen. Dies geschieht unter dem Menüpunkt Einfügen › Verzeichnisse › Verzeichnisse … Hier kannst du die Anzahl der zu berücksichtigenden Überschriftenstufen (Ebenen) bestimmen. Du kannst also im Text beispielsweise vier Überschriftenebenen haben, davon aber nur die zwei ersten ins Verzeichnis aufnehmen. In dieser Einführung habe ich zwei Ebenen, davon aber nur die erste nummeriert und auch nur diese ins Verzeichnis aufgenommen. Das Verzeichnis kannst du jederzeit mit einem rechten Mausklick aktualisieren. ? Treppeneffekt Wie in Abbildung 6 zu sehen ist, ist die Nummerierung einer jeder Ebene bündig mit dem Text der nächsthöheren Ebene. Um das zu erreichen muss ein zusätzlicher Tabulator zwischen Kapitelnummer und Kapiteleintrag eingefügt werden. Wie in Abbildung 7 zu sehen ist, werden standardmäßig folgende vier Einträge in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen: Kapitelnummer E# Kapitelname E Tabulator mit Füllpunkten T Seitennummer # In dem freien Feld zwischen Kapitelnummer E# und Kapitelname E fügst du mit Hilfe der Schaltfläche Tabulator also einen Tabulator T ein und drückst dann auf Alle, damit alle Ebenen diesen Tabulator erhalten – siehe Abbildung 7. (Falls du dabei versehentlich zwei oder mehrere Tabs eingefügt hast, musst du die überflüssigen Tabs einmal anklicken und die Taste Entf drücken.) Den Wert deines neu eingefügten Tabulators lässt du bei 0,0 cm – der tatsächliche Einzug wird nämlich nicht in diesem Menü, sondern erst im nächsten Arbeitsschritt festgelegt. Vorerst bestätigst du deine Einstellungen mit OK. Wenn dein Inhaltsverzeichnis wieder erscheint, wirst du sehen, dass große Teile davon nach rechts gerückt sind. Das liegt an dem Wert 0,0 cm, den du vorhin unverändert ließest. Nun musst du einen rechten Mausklick auf einen Eintrag der 1. Ebene in deinem Inhaltsverzeichnis machen und Absatzvorlage verändern auswählen. Unter dem Reiter Einzüge und Abstände stellst du den Einzug vor Text auf 0,80 cm und den Einzug Erste Zeile auf -0,80 cm (also negativ) (siehe Abbildung 8 sowie Tabelle 2). Mit der zweiten Ebene verfährst du ebenso, also rechter Mausklick auf einen Absatz der zweiten Ebene und auch hier Absatzvorlage anklicken. Für die zweite Ebene trägst du die Werte 1,80 cm und -1,00 cm ein. Für eine mögliche dritte Ebene die Werte 3,00 cm und -1,20 cm. Die einzelnen Werte für den Einzug variieren übrigens je nach Breite der Nummerierung! Wenn du in der dritten Überschriftenebene nicht die vollständige Nummerierungsart 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, sondern beispielsweise die wesentlich platzsparendere i), ii), iii) oder gar a), b) c) gewählt hättest, würden sich andere Werte als in Tabelle 2 ergeben (siehe Abbildung 9). Die Werte für die Einzüge und Negativeinzüge setzt du zunächst lieber zu hoch als zu niedrig und reduzierst sie danach schrittweise. Wenn der Platz nicht ausreicht, erscheinen nämlich die Füllzeichen vor dem Kapitelnamen, statt danach, was sehr verwirrend ist! Einzug Negativeinzug erste Zeile Abstand über Absatz 1. Stufe 0,80 cm -0,80 cm 0,4 cm 2. Stufe 1,80 cm -1,00 cm 0,2 cm 3. Stufe 3,00 cm -1,20 cm 0,2 cm Tabelle 2: Einzugswerte bei Nummerierungstyp 1, 2, 3…; 1.1, 1.2 ,1.3…; 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3…Die Abstände über dem Absatz lockern das Bild ebenfalls auf. Ansonsten sollten alle Absätze des Inhaltsverzeichnisses einzeilig bleiben ? Weitere Verzeichnisse Neben dem Inhaltsverzeichnis könntest du auch ein Abbildungsverzeichnis einfügen. Das läuft über die gleichen Menüpunkte wie oben, nur beim Typ musst du eben Abbildungsverzeichnis auswählen. Das Gleiche gilt für ein Tabellenverzeichnis. Wenn du bei der Festlegung der Beschriftung für Tabellen, Abbildungen und Bilder für alle die gleiche Kategorie, z. B. Abbildung, wählst, kannst du für alle ein einziges, gemeinsames Verzeichnis generieren und es beispielsweise »Abbildungen und Tabellen« nennen. 9 Gliederung Eine Gliederung ist nicht dasselbe wie ein Inhaltsverzeichnis. Sie ist sozusagen eine Art Rohentwurf, bevor man mit dem eigentlichen Schreiben loslegt, während das Inhaltsverzeichnis die fertige Arbeit widerspiegelt. DozentInnen verlangen oft eine Gliederung im Vorfeld einer Hausarbeit oder These. Es spricht aber nichts dagegen, auch für die Erstellung einer Gliederung den Umweg über die Überschriften zu nehmen, und aus diesen dann das Inhaltsverzeichnis wie oben beschrieben zu generieren. Für die Gliederung brauchst du natürlich keine Seitenzahlen und auch keine mit Pünktchen gefüllten Tabulatoren. Diese beiden Elemente kannst du einfach kurz anklicken und mit der Entf-Taste rausnehmen (siehe dazu Abbildung 7). Danach die Überschrift »Inhaltsverzeichnis« einfach durch »Gliederung« ersetzen. Schließlich mit Strg. + Eingabe einen Seitenumbruch gleich nach der Gliederung einfügen – denn du willst ja nicht die Überschriften ausdrucken, sondern lediglich die eine Seite mit der Gliederung. 10 »Textkörper« Nun kommen wir endlich zum eigentlichen Text. Der Mengentext eines Dokuments, der eigentliche Inhalt, das ist der Fließtext. Wie alle anderen Elemente hat auch er einen Namen. Er heißt in OpenOffice Textkörper. Mit dem Namen verbunden ist ein bestimmtes Aussehen, eine bestimmte Formatierung. Das nennt man eine Absatzvorlage. Diese Absatzvorlage heißt eben »Textkörper«. Diese Absatzvorlage sieht einen Abstand von 0,21 cm unter jedem Absatz vor (das entspricht genau 6 pt, also halber Schrifthöhe, wenn wir eine 12pt-Schrift zugrunde legen). Damit werden die Absätze voneinander optisch getrennt, was den Lesefluss erleichtert und den Gesamteindruck aufhellt.* Vorgabe für These und Hausarbeiten ist in der Regel ein Zeilenabstand von 1,5 Zeilen (siehe Abbildung 10). Des Weiteren solltest du unter dem Reiter Textfluss die beiden Kästchen Schusterjungen und Hurenkinder ankreuzen. Mit Schusterjungen ist gemeint, dass die erste Zeile eines Absatzes ganz unten auf der Seite allein, und der gesamte Rest des Absatzes auf der Folgeseite erscheint. Das solltest du vermeiden, indem du sie automatisch auf die Folgeseite rutschen lässt. Mit Hurenkinder ist umgekehrt gemeint, dass die letzte Zeile eines Absatzes ganz oben allein auf der Folgeseite erscheint. Das vermeidest du, indem du die vorangehende Zeile mit auf die Folgeseite verschiebst. Der Textkörper (im Gegensatz zu den Überschriften) sollte auf Blocksatz geschaltet werden. Das geschieht unter dem Reiter Ausrichtung . Ein unschöner Nebeneffekt bei Blocksatz könnten Lücken in den Zeilen sein, die besonders lange Wörter enthalten, die dann auf die nächste Zeile rutschen, weil sie sonst keinen Platz auf der Zeile mehr finden. Um das zu vermeiden, solltest du unbedingt die Silbentrennung einschalten: Dafür stellst du unter dem Reiter Textfluss die Silbentrennung auf automatisch ein. Ferner solltest du die Zeichen am Zeilenende sowie die Zeichen am Zeilenanfang auf jeweils 3 hochsetzen. Das bewirkt, dass am Zeilenende mindestens die drei ersten Buchstaben, und am Anfang der nachfolgenden Zeile mindestens die drei letzten Buchstaben eines Wortes stehen, sodass Wörter mit weniger als sechs Buchstaben gar nicht getrennt werden. Das Wort »ergiebig« beispielsweise wird so nur an einer Stelle trennbar: »ergie-big«. Die Trennung »er-giebig« ist ausgeschlossen. Für den Fließtext solltest du nicht die Formatvorlage Standard verwenden, sondern unbedingt die Vorlage Textkörper! Denn die Vorlage Standard ist die Grundlage, auf der alle anderen Vorlagen basieren. Sie ist von sich aus linksbündig und einzeilig – genau das, was du für Überschriften, für Tabellen und für viele andere Textelemente brauchst. Das ist ein dermaßen häufiger Fehler, dass ich hier besonders eindringlich darauf hinweise.* Die Vorlage Textkörper mit ihren weiteren Untervorlagen wie Textkörper Einzug negativ bildet eine kleine (erweiterbare) Familie für den eigentlichen Fließtext. 11 Absatzvorlagen allgemein Wir haben Absatzvorlagen bereits kennengelernt und angewendet, nämlich für die Überschriften sowie für den Fließtext (Textkörper). Alle anderen Textelemente wie Fußnoten, Zitate, Literaturlisten usw. besitzen ebenfalls ihre jeweils eigene Absatzvorlage. Absatzvorlagen sind eine große Arbeitserleichterung. Sie ermöglichen eine einheitliche Formatierung des gesamten Textes. Denn die verschiedenen Absätze, Zitate etc. brauchst du nicht mehr einzeln und manuell zu formatieren. Vielmehr veränderst du lediglich und nur einmal die dazugehörige Vorlage, mit der die Absätze verknüpft sind. Die Liste der Absatzvorlagen (siehe Abbildung 11) erreichst du unter dem Menü Format › Formatvorlagen bzw. mit der Taste F11. Zur Änderung von Absatzvorlagen: Rechtsklick auf die jeweilige Vorlage und Ändern auswählen. Alternativ kannst du mit einem rechten Mausklick direkt auf einen Absatz im Text klicken und Absatzvorlage bearbeiten wählen. Statt eine Formatvorlage zu ändern, kannst du auf Grundlage einer bestehenden Formatvorlage auch eine neue mit eigenem, möglichst sprechendem Namen erstellen und frei gestalten: Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste, beispielsweise auf die Vorlage Textkörper, und Neu auswählen. Verschiedene Formatvorlagen bauen aufeinander auf – ähnlich einer Baumstruktur. Die grundsätzlichste Absatzvorlage (die, die du nicht verwenden darfst) hat den Namen Standard (auf Englisch: »default«, was soviel heißt wie »Grundeinstellungen«). Absatzvorlagen sind die wichtigsten Formatvorlagen. Es gibt aber auch andere Vorlagen: für die Formatierung von Zeichen die sogenannten Zeichenvorlagen (von mir verwendet für Menüangaben und Tastaturkürzel, Fett und Monospace Schrifttyp »Courier« wie hier), und für die Formatierung von Seiten die Seitenvorlagen (z.B. für das Titelblatt und die Standardseite). ? »Standardformatierung«? Es gibt unter dem Menüpunkt Format auch den Begriff Standardformatierung (Tastenkürzel Strg + m). Damit entfernst du aus markierten Textstellen alle manuell (daher das »m«) eingefügten Formatierungen. Es bleiben dann nur die in der Absatzvorlage festgelegten Formatierungen übrig. Mit Hilfe dieses Menüpunktes kannst du bequem einen beispielsweise aus Microsoft Word importierten Text von manuellen Formatierungen »bereinigen«. Merke aber, dass mit Standardformatierung nicht die Absatzvorlage Standard gemeint ist! 12 Vorlagen speichern Du kannst deine Vorlagen alle speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt für einen neuen Text wiederzuverwenden. Das geht ganz einfach. Rufe das Menü Datei › Dokumentvorlage › Speichern auf. Wähle einen beliebigen Namen, z.B. »Hausarbeiten«, aus. Später kannst du diese Vorlage wieder importieren unter dem Menü Format › Formatvorlagen. Hier klickst du den obersten Button ganz rechts an und wählst den Menüpunkt Vorlagen laden aus. Hier suchst du deine Vorlage »Hausarbeiten« aus, klickst alle fünf Kästchen an und bestätigst mit OK. 13 MS-Word Für den Fall, dass die Dozentin auf ein Word-Dokument statt PDF besteht, kannst du den Text aus Writer heraus direkt im Word-Format abspeichern: Menü Datei › Speichern unter… und dann das Format Microsoft Word 97/2000/XP wählen. Bei komplexeren Texten, die manuell in Word, also ohne die systematische Verwendung von Formatvorlagen, formatiert wurden, empfiehlt es sich, den Text erst nach einer gründlichen »Reinigung« weiter zu bearbeiten. Zwei Lösungen bieten sich hierfür an: die radikale, sehr einfache und schnellere Lösung: du markierst den gesamten Text und wendest darauf die Absatzvorlage »Textkörper« (Tastenkürzel Strg + 0) an; anschließend – noch im markierten Modus – drückst du Strg + m, um sicherzustellen, dass wirklich alle Formatierungen auf den Standard für »Textkörper« gesetzt werden; schließlich klickst du die einzelnen Überschriften mit der Maus an und kennzeichnest sie als Haupt- bzw. Unterüberschrift mit Strg + 1 bzw. Strg + 2 die sanftere Lösung: unter Bearbeiten › Suchen & Ersetzen › Mehr Optionen › Suche nach Vorlagen ersetzt du gezielt die Absatzvorlage »Standard« durch die Absatzvorlage »Textkörper«; in der Liste der Seitenvorlagen löschst du dann alle »Konvert«-Vorlagen – das sind nämlich Übrigbleibsel aus dem Word-Import; mit dieser zweiten Lösung kannst du auch weitere unerwünschte Vorlagen gezielt durch andere Vorlagen ersetzen. 14 Deckblatt ohne Seitennummer ? Problemstellung Das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis sollen nicht nummeriert werden, die anschließenden Textseiten aber sehr wohl, und zwar beginnend mit der Seitennummer »1«.* Wir brauchen also zwei verschiedene Seitenvorlagen. Für die nicht nummerierten Seiten bietet sich die Seitenvorlage Erste Seite an, und für die Textseiten die Seitenvorlage Standard. Nun sieht OpenOffice Writer standardmäßig vor, dass auf eine Erste Seite sofort eine Standardseite folgt, die auch automatisch hochgezählt wird. Diese Logik wollen wir aber durchbrechen, denn wir wollen ja zwei solche »Erste Seiten« hintereinander und dennoch, wie gesagt, ab dem dritten Blatt mit einer »1« beginnen. Hier die Schritte im Einzelnen: mit F11 rufst du das Menü Formatvorlagen auf; mit einem Klick auf das vierte Symbol von Links (siehe Abbildung 17) öffnest du die Liste der Seitenvorlagen; eine davon heißt Erste Seite diese wählst du mit einem rechten Mausklick aus und klickst auf Ändern unter dem Reiter Verwalten wählst du als Folgevorlage ebenfalls Erste Seite aus; damit stellst du sicher, dass du beim Einfügen einer neuen Seite am Ende des Titelblatts mit Strg + Eingabe eine zweite Erste Seite erhältst, ebenfalls ohne Seitennummer, für dein Inhaltsverzeichnis nachdem du auf diese Weise die Formatvorlage für deine ersten Seiten vorbereitet hast, musst du sie auch noch anwenden: du setzt den Cursor auf das Deckblatt, rufst deine Liste der Seitenvorlagen auf, suchst die Vorlage Erste Seite aus und machst darauf einen kräftigen Doppelklick; erst in diesem Augenblick wird die Formatvorlage tatsächlich auf dein Deckblatt angewendet (du siehst: die Vorbereitung einer Formatvorlage und deren Anwendung sind zwei getrennte Arbeitsschritte!) du setzt den Cursor ans Ende des Titelblatts und fügst mit Strg + Eingabe eine neue Seite für das Inhaltsverzeichnis ein; diese neue Seite hat ebenfalls die Vorlage Erste Seite auf dieser zweiten »Ersten Seite« fügst du das Inhaltsverzeichnis ein du setzt den Cursor ans Ende des Inhaltsverzeichnisses unter dem Menüpunkt Einfügen › Manueller Umbruch wählst du die Seitenvorlage Standard sowie Seitennummer ändern aus und trägst eine 1 ein; siehe Abbildung 18. schließlich musst du noch die Seitenvorlage Standard selbst verändern; sie braucht vor allem eine Kopf- oder Fußzeile, um die Seitennummer aufzunehmen Abbildung 12 veranschaulicht das Ziel unserer Bemühungen. Für weitere Infos zur Standardseite siehe Abschnitt 17. ? Römisch nummerierte Seiten Falls du mehr als zwei Vorblätter hast (also nicht nur das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis, sondern dazu noch beispielsweise ein Abkürzungsverzeichnis und ein Tabellenverzeichnis, oder ein Inhaltsverzeichnis, das über zwei Seiten geht), kannst du diese mit römischer Seitennummerierung versehen und eine eigene Seitenvorlage extra für diesen Zweck entwerfen. Die könntest du beispielsweise »Römisch« nennen (Siehe Abbildung 15). Es ist das gleiche Prinzip, das wir im Abschnitt »Gruppenarbeiten«, Unterabschnitt »Individuelle Kopfzeile für jedes Gruppenmitglied?» auf Seite 21 anwenden. Mehr zur Seitennummerierung auf Seite 17. ? Getrenntes Dokument für das Deckblatt? Oft ist man versucht, ein getrenntes Dokument für die Titelseite zu erstellen, denn das geht zunächst schneller und man erspart sich die obigen Arbeitsschritte. Das wäre aber ein Fehler – alle Inhalte sollten unbedingt in einem Dokument enthalten sein. Aus zwei Gründen: es erleichtert die Übersicht, denn sonst hast du auf der Festplatte mehrere Dokumententeile (Titelblatt, Haupttext, Literaturverzeichnis etc.) und weißt zum Schluss nicht mehr, welche Teildokumente zueinander gehören! das Vorhandensein eines einzigen Gesamtdokuments ist die Voraussetzung dafür, dass du mit einem einzigen Mausklick ein PDF-Dokument (beispielsweise für die Versendung per Mail) erstellen kannst ? Formblatt und/oder Deckblatt? Das Prüfungsamt stellt Formblätter zur Verfügung. Bitte diese ausfüllen und als erstes Blatt mit dem Rest der Arbeit zusammen tackern. Das Formblatt ist kein Ersatz für ein eigens gestaltetes Deckblatt. Es erleichtert lediglich dem Prüfungsamt das richtige Einsortieren der Arbeiten. 15 Deckblattgestaltung Zum eigentlichen Deckblatt lässt sich noch Folgendes sagen: insgesamt solltest du eine etwas größere Grundschrift wählen, etwa 14 pt statt 12 pt der Haupttitel sollte noch größer ausfallen, also 24 pt, und der Untertitel 20 pt, beides zentriert; du solltest dabei darauf achten, dass Größenunterschiede in zwei direkt übereinander liegenden Textteilen nicht zu krass ausfallen; ein Sprung direkt von 14 pt auf 24 pt beispielsweise wäre zu groß die weiteren Angaben ganz unten könntest du, quasi als Gegengewicht zu den Angaben oben links, rechtsbündig setzen – so sieht das Ganze ausgewogener aus schließlich solltest du den Zeilenabstand auf 1 und den Abstand über und den Abstand unter den Absätzen auf 0 setzen; die Abstände regulierst du einfach mit eingefügten Leerzeilen Bitte beachte: Wir haben bisher ganz streng mit Formatvorlagen gearbeitet. Unsere Regel war beispielsweise, bei Überschriften und auch sonst keine Leerzeilen zu verwenden! Beim Deckblatt vergisst du alle diese Regeln und arbeitest ganz einfach manuell. Das kannst und solltest du dir sogar erlauben, weil das Deckblatt ein Unikat ist – jedes Dokument hat nämlich nur ein Deckblatt. Formatvorlagen für das Deckblatt wären nur sinnvoll aus der Sicht eines Verlags, der am laufenden Band solche Deckblätter nach einheitlichem Schema produzieren muss. Für deine Zwecke wäre das zu viel des Guten. 16 Referate ohne Deckblatt Bei Referaten, Arbeitsaufgaben, Protokollen und ähnlichem (Siehe Abbildung 13) ist kein Deckblatt erforderlich, sondern lediglich ein Vorspann (keine Kopfzeile!!) mit folgenden Angaben: Titel/Aufgabenstellung Modulbezeichnung, Semester Dozent(in) Verfasser(in)/Gruppe Matrikelnummer Abgabedatum und zur besseren Abhebung noch eine Leerzeile + eine durchgezogene Linie (einfach drei oder vier Trennungsstriche und dann die Eingabetaste drücken) + eine weitere Leerzeile Alle Seiten einer Arbeitsaufgabe werden durchnummeriert. Dafür am besten eine Fußzeile statt einer Kopfzeile verwenden, damit die Seitennummerierung nicht optisch mit deinem Vorspann kollidiert. Diesen Vorspann solltest du nicht mit einer Kopfzeile verwechseln!! Der Vorspann erscheint lediglich einmal, nämlich auf der ersten Seite deiner Arbeit, während eine Kopfzeile auf allen Seiten erscheint!! 17 Seitenummerierung Wie weiter oben ausgeführt, musst du die Seitenvorlage Standard anpassen, vor allem um die Seitennummerierung zu aktivieren. Dazu gehst du wie folgt vor: schalte die Kopfzeile ein; früher hätte man für die Seitennummerierung eher eine Fußzeile verwendet – aber wenn schon die Fußnoten am Seitenende erscheinen, ist es besser, die Seitennummer, zusammen mit anderen Informationen wie Kapitelname oder Autor, oben zu platzieren, damit das Blatt ausgewogener aussieht. Der Abstand zwischen Kopfzeile und Text kann von 0,5 cm auf 1 cm erhöht werden. Unter Zusätze kannst du deine Kopfzeile noch mit einem Unterstrich versehen, wobei der Abstand zum Inhalt von 0,05 cm auf 0,15 cm erhöht werden sollte unter dem Reiter Seite setzt du die Seitenränder; ein gängiger Standard ist 3 cm für den linken Rand, um Platz für das Lochen und Heften zu lassen, und 2 cm für alle übrigen Ränder* Nachdem du diese zwei Änderungen getätigt hast, erscheint oben deine Kopfzeile, die allerdings zunächst leer ist und noch mit der Seitennummer versehen werden muss. Dazu setzt du den Cursor in die Kopfzeile und rufst den Menüpunkt Einfügen › Feldbefehl › Seitennummer (nicht Seitenanzahl, denn damit wäre die Gesamtseitenzahl des Dokuments gemeint) auf. Die Seitennummer muss schließlich noch rechtsbündig gemacht werden – das erreichst du mit Hilfe der Schaltfläche in der zweiten Symbolleiste ganz oben (die vier gestrichelten Buttons, einmal für linksbündig, einmal für zentriert, einmal für rechtsbündig und schließlich einmal für Blocksatz). Die Kopfzeile kann neben der Seitennummer auch weitere Elemente enthalten wie fortlaufende Kapitelnummer und Kapitelnamen. Das erreichst du unter Einfügen › Feldbefehl › Andere › Kapitel › Kapitelnummer und Namen › Einfügen › Schließen. Dieser Teil der Kopfzeile sollte linksbündig gesetzt werden, und die Seitenzahl dann rechtsbündig. Das geht so: Die Kopfzeile erhält insgesamt die Ausrichtung linksbündig. Dann muss der Tabstopp (sieht aus wie ein »T« auf dem Kopf) in der Leiste oben in der Mitte entfernt werden (einfach mit dem Mauszeiger nach unten ziehen und loslassen). Schließlich musst du den Cursor nach dem Kapitelnamen setzen und die Tabulatortaste einmal drücken. Dann fügst du die Seitennummer wie oben beschrieben ein. Alle Seiten bekommen dann eine fortlaufende, sich mit dem Inhalt der Hauptüberschriften automatisch verändernde Kopfzeile. Römische Nummerierung für die ersten Seiten nach dem Deckblatt und vor dem eigentlichen Text (für das Inhalts-, das Abbildungs- und das Abkürzungsverzeichnis und vielleicht noch ein kleines Vorwort dazu) lässt sich auch realisieren: Dafür erstellst du eine neue Seitenvorlage mit dem Namen »Römisch«. Wie oben bei der Standardseite aktivierst du auch hier die Kopfzeile. Bei der Verwaltung gibst du ein, dass die Folgeseite ebenfalls eine »Römisch« sein soll. Im Drop-Down-Menü Format die römische Nummerierung auswählen (siehe Abbildung 15). Nach dem Verlassen des Menüs setzt du den Cursor ans Ende der nicht nummerierten »Ersten Seite« und suchst unter Einfügen › Manueller Umbruch › Seitenumbruch die Vorlage Römisch aus. Du klickst den Kasten Seitennummer ändern an und trägst dort die Ziffer 1 ein. Danach gehst du in die Kopfzeile und fügst unter Einfügen › Feldbefehl › Seitennummer die Seitennummer ein. Diese wird als römische Nummer »i« erscheinen (auch im automatisch generierten Inhaltsverzeichnis). Gesonderte Seitenvorlagen nach dem hier beschriebenen Schema für die unterschiedlichen Mitglieder einer Arbeitsgruppe werden im Abschnitt 20 »Arbeiten in Gruppen« behandelt. Merke: OpenOffice Writer besteht darauf, dass ungerade Seiten immer auf einer rechten Seite beginnen – wie in einer Zeitschrift oder einem Buch. Dieses Verhalten ist korrekt. Um das zu gewährleisten, fügt Writer bei einem erzwungenen Seitenumbruch notfalls eine leere Seite dazwischen. Diese leere Seite kannst du nicht löschen, du kannst aber beim Ausdrucken des Dokuments OpenOffice dazu veranlassen, sie nicht mit auszudrucken. 18 Interviewzeilen nummerieren Für Interviews wird oft eine Zeilennummerierung verlangt. Dabei sollten in der Regel lediglich die Zeilen des Interviews selbst, und nicht die Zeilen des übrigen Textes nummeriert werden. Um das zu bewerkstelligen, gehst du wie folgt vor: in der Absatzvorlage Standard unter dem Menüpunkt Gliederungen & Nummerierung entfernst du das Häkchen Die Zeilen dieses Absatzes mitzählen; damit stellst du sicher, dass als Grundeinstellung für alle mit der Vorlage Standard verknüpften Absatzvorlagen sogar bei eingeschalteter Zeilennummierung zunächst keine Zeilennummern erscheinen du erstellst dann eine gesonderte Absatzvorlage für die Interviewzeilen und nennst diese »Interview«. diese neue Absatzvorlage änderst du in umgekehrter Richtung wie die Absatzvorlage Standard, indem du das Häkchen neben Die Zeilen dieses Absatzes mitzählen unter dem Menüpunkt Gliederungen & Nummerierung setzt ganz zum Schluss aktivierst du die Zeilennummerierung für das gesamte Dokument unter dem Menü Extras › Zeilennummerierung mit einem Häkchen neben Zeilennummerierung einschalten falls du mehrere Interviews hast und du die Zeilennummerierung für die verschiedenen Interviews jedesmal neu beginnen möchtest, klickst du mit der rechten Maustaste auf den ersten Absatz eines jeden Interviews, wählst den Menüpunkt Absatz (nicht Absatzvorlage!!) aus und setzt unter dem Reiter Gliederung & Nummerierung ein Häkchen neben An diesem Absatz neu beginnen 19 Aufzählungen Aufzählungen können für den Ungeübten eine ganz nervige Sache sein. OpenOffice Writer zählt automatisch hoch, sobald du einen Absatz mit »1.« oder »A.« oder »*« usw. begonnen und am Ende die Eingabetaste getätigt hast. Aus diesem Automatismus kommst du nicht ohne weiteres wieder heraus. Daher ist man geneigt, ihn ganz abzuschalten, um wieder Ruhe zu haben. Das ist aber ein Fehler, denn – gewusst wie – ist er durchaus nützlich. Also im einzelnen: 1. Unter Extras, Autokorrektur, Optionen lässt du das Häkchen neben Nummerierung anwenden stehen. 2. Nach Beendigung des ersten, mit einer »1.« beginnenden Absatzes erscheint der darauf folgende Absatz automatisch mit der Nummer »2.« a. … wobei du durchaus »Unternummerierungen« haben und diese, wie hier der Fall, statt mit »1.«, »2.«, »3.« … mit »a.«, »b.«, »c.« … kennzeichnen kannst. b. Die Auswahl der Nummerierungsart, also hier Buchstaben in der zweiten Ebene statt Ziffern, erreichst du mit dem Symbol ganz rechts im Pop-Pup-Menü (siehe Abbildung 16). c. Den Wechsel von einer Ebene auf eine untere Ebene erreichst du im automatisch erscheinenden Pop-Up-Menü Nummerierungen und Aufzählungen mit Hilfe des weißen Pfeils nach rechts oder aber noch einfacher mit der Tab-Taste; diese Unterebene kannst du mit dem weißen Pfeil nach links oder mit Shift + Tab wieder verlassen. d. Diese Arbeitsweise hat den Vorteil, dass du ganze Menüpunkte inklusive Unterpunkte nach oben bzw. nach unten verschieben kannst (Doppelpfeil nach oben bzw. nach unten anklicken). 3. Das Verlassen der automatischen Aufzählung erreichst du mit dem zweiten Symbol von links, oder einfach durch zweifache Betätigung der Eingabetaste. Das Einfügen von nicht nummerierten Absätzen im Rahmen einer Aufzählung (wie gerade im vorliegenden Absatz der Fall) geht mit dem Symbol in der Mitte. Eine Zeilenumschaltung (neue Zeile) wie diese hier, also ohne neuen Absatz und auch ohne den dazugehörigen Abstand von 6 pt, erreichst du mit der Tastenkürzel Umschalt + Eingabe. 4. Nach Betätigung der Eingabetaste wird dann die Aufzählung fortgesetzt. 20 Gruppenarbeiten An Hochschulen wird immer mehr in Gruppen gearbeitet. Zuweilen sind vier und mehr Autorinnen und Autoren an einem gemeinsamen Text beteiligt. Folgende Voraussetzungen sollten alle Gruppenmitglieder beachten, damit das Zusammenfügen der einzelnen Beiträge reibungslos vor sich geht: sich auf eine gewisse Einheitlichkeit im Vorfeld schon einigen, beispielsweise die Zahl der Überschriftenebenen auf eins oder zwei festlegen die Kapitelnummerierung automatisieren (siehe Abschnitt 6) für den Text die Absatzvorlage »Textkörper« und unter keinen Umständen die Formatvorlage »Standard« verwenden keine manuellen Formatierungen vornehmen, sondern konsequent die Absatzvorlagen verwenden alle Teildokumente in beliebiger Reihenfolge in ein leeres Zieldokument einfügen anschließend mit Hilfe des Navigators die Reihenfolge nach Wunsch verändern ? Individuelle Kopfzeile für jedes Gruppenmitglied? Das ist sehr einfach zu bewerkstelligen. Jedes Mitglied bekommt zusätzlich zu der Standardseite für alle Gruppenmitglieder seine »eigene« Seitenvorlage nach seinem Namen benannt – »Shila«, »Leila« und »Peter«. All diese Seitenvorlagen bekommen eine Kopfzeile, in die später Autorenname und Seitennummer eingefügt werden. Hier die Arbeitsschritte im Einzelnen: unter dem Menüpunkt Format rufst du Formatvorlagen auf (Taste F11) in der obersten Menüleiste klickst du auf die vierte Schaltfläche von links für Seitenvorlagen (siehe Abbildung 17) mit der rechten Maustaste klickst du die Seitenvorlage Standard an und wählst Neu aus unter dem Reiter Verwalten nennst du deine neue Vorlage nach dem Vornamen einer aus der Gruppe, beispielsweise »Leila« unter dem Reiter Kopfzeile aktivierst du den Kasten Kopfzeile einschalten beende die Bearbeitung deiner neuen Seitenvorlage mit OK setze dann den Cursor auf die letzte Stelle auf der letzten Seite, die noch von allen Gruppenmitgliedern geschrieben wurde gehe auf den Menüpunkt Einfügen › Manueller Umbruch und wähle deine neue Vorlage (hier »Leila«) aus (siehe Abbildung 18) klicke in die Kopfzeile und Schreibe Leilas Vor- und Nachnamen und vielleicht noch ihre Matrikelnummer links entferne den Tabulator (umgekehrtes T) aus der Tabulatorleiste drücke die Tabulatortaste einmal, damit sich der Cursor ganz rechts positioniert unter dem Menüpunkt Einfügen › Feldbefehl fügst du dann die Seitennummer ein 21 Korrekturmodus Bei wichtigen Texten, vor allem der These zum Studiumsabschluss und dem Praktikumsbericht, solltest du eine zweite Person zur Hilfe zu bitten, die den Text auf Fehler durchliest. Dabei sollte sie nicht einfach den Text eigenmächtig verändern, denn du möchtest doch ihre Änderungsvorschläge sehen, bevor du sie übernimmst oder ablehnst. Diese Funktion verwende ich selbst als Übersetzer tagtäglich. Dazu dient der so genannte »Korrekturmodus«. Das geht folgendermaßen: du schickst deine Datei an die Kommilitonin; sie öffnet sie und aktiviert den Menüpunkt Bearbeiten › Änderungen › Aufzeichnen und Anzeigen; ab jetzt werden alle Änderungen, die sie vornimmt, am Text farblich markiert du bekommst die Datei zurückgemailt du speicherst die Datei unter einem neuen Namen (siehe dazu Abschnitt 43) unter dem Menüpunkt Bearbeiten › Änderungen › Akzeptieren oder verwerfen kannst du die vorgeschlagenen Löschungen und Hinzufügungen übernehmen oder auch nicht; alternativ dazu kannst du direkt mit einem rechten Mausklick auf die betreffenden Markierungen im Text klicken und entscheiden, was du behalten oder verwerfen möchtest wenn mehrere Lektoren beteiligt sind, empfiehlt es sich, dass jeder für sich unter Extras › Optionen › OpenOffice.org › Benutzerdaten den eigenen Vornamen einträgt; somit können die anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe nachvollziehen, vom wem welche Veränderungen vorgeschlagen werden, weil das Programm für jede Person eine unterschiedliche Farbe verwendet 22 Querverweise Im Wintersemester 2010 mussten zwei Studentinnen eine sehr umfangreiche Diplomarbeit mit einem 300-seitigen Anhang mit Interviews und anderen Unterlagen formatieren. Das Problem, vor dem sie standen, waren die vielen Verweise im Hauptteil auf bestimmte Interviewpassagen im Anhang. Um das zu bewältigen, entschieden sie sich, den Anhang vier Wochen vor Abgabe getrennt auszudrucken, damit sie wissen konnten, auf welcher Seite sich welche Passage befindet, auf die sie vom Hauptteil aus Bezug nehmen wollten. Das wäre nicht nötig gewesen. Um auf eine ganz bestimmte Stelle im Text zu verweisen, musst du zunächst an der betreffenden Stelle eine Textmarke einfügen. Dazu rufst du das Menü Einfügen › Textmarke auf und gibst dieser Textmarke einen sprechenden Namen, den du dir leicht merken kannst. Von einer anderen Stelle im Text kannst du dann auf diese Textmarke verweisen. Du gehst dorthin und rufst wieder das Menü Einfügen auf, wählst aber diesmal statt Textmarke Querverweis aus. Hier suchst du deine zuvor gesetzte Textmarke aus. Im Text würdest du so was schreiben wie: »Siehe Interview mit Klientin S. auf Seite «. Auf Kapitelüberschriften zu verweisen ist noch einfacher. Du rufst das Menü Einfügen › Querverweise › Querverweise auf und nimmst bei Feldtyp eben Überschriften. Dann suchst du die Überschrift aus, auf die du verweisen willst, und die Art des Querverweises, also Seite und/der Nummer des Kapitels. Im Text könntest du dann schreiben: »Siehe Kapitel auf Seite «. Diese Textmarken werden übrigens genauso wie Überschriften, Tabellen, Grafiken etc. im Navigator aufgelistet, so dass du sie mit einem Doppelklick direkt ansteuern kannst. Analog dazu könntest du nicht nur auf Überschriften und Textmarken, sondern auch auf Grafiken, Verzeichnisse und andere Objekte verweisen, wenn du diese zuvor mit einer Beschriftung versehen hast (rechte Maustaste auf die Abbildung und den Menüpunkt Beschriftung auswählen). Beispielsweise könnte dein Text folgenden Verweis enthalten: »Siehe Abbildung auf Seite «. 23 Fußnoten Fußnoten setzt du ein unter dem Menüpunkt Einfügen › Fußnoten › automatisch. Fußnoten werden automatisch nummeriert. Du könntest sogar den Fußnotenankerpunkt (die kleine hochgestellte Ziffer) im Text markieren, ausschneiden und anderswo einsetzen, vor oder nach einer anderen Fußnote, und die Nummerierung würde sich sofort anpassen. Du solltest allerdings weitgehend auf Fußnoten verzichten. Du kannst sie zwar für gesonderte Hinweise verwenden, z. B. auf weiterführende Literatur, die du nicht im Text aufnehmen möchtest, weil sonst der Lesefluss, also die eigene Argumentationslinie zu stark unterbrochen würde. Besser ist es aber, sich einen Weg auszudenken, auch solche Hinweise direkt in den Fließtext aufzunehmen. Literaturquellen werden in der Regel nicht mehr in Fußnoten aufgenommen, sondern in abgekürzter Form, mit Seitenangabe und in runden Klammern, direkt im Text. Das ist die so genannte »Harvard«-Zitierweise. Beispiele: (Briggs 2005 : 57) (Briggs 2005a : 89) wenn du in deinem Text auf mehrere seiner Veröffentlichungen aus dem Jahr 2005 Bezug nimmst (Briggs et al. : 99) wenn du auf einen Text mehrerer Autoren oder einen Sammelband Bezug nimmst Die näheren Ausführungen, z. B. Briggs, John, »Die Rolle der Erziehung im Kindergarten« in: Zeitschrift für Pädagogik, Jg. 2005, Band 5, Frankfurt am Main«, würden dann im Literaturverzeichnis am Ende der Arbeit stehen. Diese Schreibweise unter Vermeidung von Fußnoten hat den Vorteil, die Leser nicht zu zwingen, mit den Augen an den unteren Blattrand zu wandern, mit der Folge, dass sie die Stelle im Text verlieren und der Lesefluss dadurch unnötig unterbrochen wird. Fußnoten haben ihre eigene Absatzvorlage, basierend auf Standard. Gleich dieser Vorlage erscheinen die Fußnoten mit dem gewünschten einzeiligen Abstand. An diesem Beispiel siehst du, dass es gut ist, die Vorlage Standard nicht für den Fließtext verwendet zu haben! Du kannst übrigens von einer Fußnote zur nächsten einfach mit den Pfeiltasten nach oben bzw. nach unten springen, ohne zurück in den Haupttext zu müssen. Das erlaubt eine Feinarbeit an allen Fußnoten in einem Arbeitsgang. Normalerweise werden Fußnoten durchgehend nummeriert. Wenn du aber lediglich eine oder nur einige wenige Fußnoten hast, sind Zahlen ungeeignet. In diesem Fall verwendest du besser Zeichen, beispielsweise das Sternchen *. 24 Literaturverzeichnis So könnte ein Literaturverzeichnis in etwa aussehen: Fredrickson, George M., »Racism: A Short History«, Princeton, 2002 Keevak, Michael, »Becoming Yellow: A Short History of Racial Thinking«, Princeton, 2011 Thielen, Marc, »Jenseits von Tradition – Modernität und Veränderung männlicher Lebensweisen in der Migration als Provokation für die (Sexual-)Pädagogik«, in: Zeitschrift für Pädagogik 6/2010, Beltz-Verlag Hier stehen die Autorennamen bündig mit dem linken Rand, und die restlichen Angaben sind etwas eingerückt. So sind sie mit den Augen leichter zu finden – sogar wenn sie nicht fett hervorgehoben wären. Dieser Effekt ist nützlich auch für andere Arten von Verzeichnissen, z. B. Lexika oder Abkürzungsverzeichnisse und auch für Interviews: Die Interviewerin und die Interviewpartnerin können auf diese einfache Weise besser hervorgehoben werden, und es wird für die Leserin leichter, Anfang und Ende einer Aussage zu finden. Hierzu kreierst du eine neue Absatzvorlage auf der Basis von Standard und nennst sie beispielsweise »Lit«. Unter dem Menüpunkt Einzüge und Abstände stellst du den Einzug vor Text auf 0,75 cm und den Einzug Erste Zeile auf -0,75 cm (also eine Negativzahl). Das gesamte Literaturverzeichnis lässt sich auch alphabetisch sortieren: Alle Einträge markieren und unter Extras den Menüpunkt Sortieren wählen. 25 Zitate Zitate müssen durch doppelte Anführungszeichen („__“ bzw. »__«) – bei längeren Zitaten durch gesonderte, eingerückte Absätze – kenntlich gemacht werden. Im letzteren Fall verwendete man in der Vergangenheit oft die Kursivschrift. Das ist nicht mehr üblich. Eine leicht verkleinerte Schrift ist aber durchaus angenehm, also statt 12 pt beispielsweise 11,5 pt. Auch ein etwas kleinerer Zeilenabstand von 130 % statt 150 % (= anderthalbzeilig) empfiehlt sich. Die Auslassungspunkte in eckigen Klammern […] verwendest du, um die Stellen im wörtlichen Zitat zu kennzeichnen, die du nicht übernommen hast. Karl Marx zitiert und kommentiert in seinem Kapital einen gewissen T. J. Dunning: »Kapital […] flieht Tumult und Streit und ist ängstlicher Natur.« Das ist sehr wahr, aber doch nicht die ganze Wahrheit. Das Kapital hat einen Horror vor Abwesenheit von Profit oder sehr kleinem Profit, wie die Natur vor der Leere. Mit entsprechendem Profit wird Kapital kühn. Zehn Prozent sicher, und man kann es überall anwenden; 20 Prozent, es wird lebhaft; 50 Prozent, positiv waghalsig; für 100 Prozent stampft es alle menschlichen Gesetze unter seinen Fuß; 300 Prozent, und es existiert kein Verbrechen, das es nicht riskiert, selbst auf Gefahr des Galgens. Wenn Tumult und Streit Profit bringen, wird es sie beide encouragieren. Beweis: Schmuggel und Sklavenhandel. (Karl Marx, Das Kapital, Bd. 1, Fußnote zu Kapitel 31, S. 799) Die eckigen Klammern dienen auch dazu, Füllwörter, die im Original nicht enthalten aber für die Verständlichkeit erforderlich sind, einzufügen: Nach Marx »[bildet] die Gesamtheit dieser Produktionsverhältnisse […] die ökonomische Struktur der Gesellschaft«. Diese Füllwörter können allerdings nicht frei erfunden werden, sie müssen der Umgebung des Zitats in der Originalquelle entnommen werden. Neuerdings sieht man des öfteren statt drei nur zwei Auslassungspunkte: [..]. Damit wird angedeutet, dass lediglich ein einziges Wort ausgelassen wurde. Auslassungszeichen ohne eckige Klammern würden darauf hindeuten, dass es sich um eine Auslassung des Autors, und nicht um eine von dir handelt. Einfache Anführungszeichen (‚__‘ bzw. ›__‹) verwendest du für Zitate im Zitat. ? Wann benutze ich wörtliche Zitate? Mit Zitaten solltest du sparsam umgehen. Wenn dein Text beispielsweise die Thesen eines Autors zu Methoden der Kindererziehung nur wiedergibt, sähe ich persönlich keinen Grund, überhaupt Zitate zu verwenden. Hier geht es nur darum, möglichst knapp aber dennoch dem Autor gerecht und ausgewogen seine Ideen wiederzugeben. Zwei Situationen scheinen mir Zitate zu erfordern: Du willst eine bestimmte, möglicherweise kontroverse oder schwierig zu verstehende Passage des Autors näher analysieren. In diesem Fall müsstest du zunächst das Objekt der Analyse, also die betreffende Passage, ausführen – wobei du den Kontext, sowohl den unmittelbaren textuellen Kontext als auch den allgemeineren gesellschaftlichen und historischen Kontext des Autors und seines Werks, mitberücksichtigen solltest. Ein weiteres Motiv für direktes Zitieren könnte sein, den Autor zu überführen – ihn umgibt die Aura des Fortschritts, und du willst nachweisen, und zwar anhand seiner eigenen Aussagen, dass dieses Aura unverdient ist, oder gar dass er sich selbst widerspricht, indem du mehrere Zitate bringst und miteinander vergleichst. 26 Tabellen Tabellen fügst du unter dem Menü Tabelle ein. Das Programm fragt, wie viele Spalten und Zeilen diese haben soll. Während du dich bei der Angabe der Spaltenzahl am besten von vornherein festlegen solltest, ist es bei der Zeilenzahl unerheblich, denn zusätzliche Zeilen lassen sich ohne weiteres über das automatisch erscheinende Pop-Up-Menü nachträglich hinzufügen (mit einem Klick auf den horizontalen grünen Balken – siehe Abbildung 19). Eine individuelle Spaltenbreite lässt sich mit der Maus einstellen. Weitere Formatierungen, die du festlegen kannst, sind beispielsweise, ob die Tabelle getrennt werden darf oder nicht. Bei kleinen Tabellen wäre eine Aufspaltung über zwei Seiten störend, ist aber bei größeren Tabellen üblich und sogar erforderlich. Im Falle einer Aufspaltung über mehrere Seiten kannst du die erste Zeile (Kopfzeile) auf allen Seiten wiederholen lassen. Branche Unternehmenskritisch/ wichtig weniger wichtig/ unwichtig kein Einsatz Gesamt 83,8 15,2 1 Forschung & Lehre 91,6 7,5 0,9 Software & Consulting 91 8 1 Telekommunikation 89,6 9,1 1,3 Medien & Marketing 83,3 16,7 0 Sozialwesen & Körperschaften 75 25 0 Verwaltung 70,8 26,1 3,1 Banken & Versicherungen 69,7 27,3 3 Industrie 67 31,9 1,1 Tabelle 3. Quelle: http://www.heise.de/open/artikel/Open-Source-ist-in-den-Unternehmen-angekommen-224504.html (Auszug einer Umfrage der Zeitschrift Heise-OpenSource mit 1312 validen Datensätzen bei insgesamt 3500 befragten Unternehmen aus dem Jahr 2009 zum Ausbreitungsgrad von OpenSource nach Branchen sortiert) Um die Tabellenunterschrift einzufügen, klickst du einfach mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählst den Eintrag Beschriftung aus. Diese wird automatisch nummeriert, was Verweise auf die Tabelle erleichtert (siehe Abschnitt Querverweise auf Seite 23). Tabellen ohne sichtbare Spalten sind auch nützlich als Formatierungshilfe, beispielsweise für Lebensläufe (links das Datum, rechts die dazugehörigen Informationen) oder fürs Exzerpieren. Gleichmäßige Spaltenbreite ausgewählter Spalten lässt sich sehr leicht realisieren: Du markierst die betreffenden Spalten, gehst auf die Markierung mit der rechten Maustaste und rufst dann den Menüpunkt Spalte › gleichmäßig verteilen auf. 27 Grafiken und Diagramme Die gleiche Information wie in Tabelle 3 könntest du auch in Gestalt einer kleinen Grafik veranschaulichen. Hier gehst du wie folgt vor: 1. Markiere die gesamte Tabelle (alle Spalten und Zeilen). 2. Rufe das Menü Einfügen › Objekt › Diagram auf. Das Diagramm wird eingefügt. 3. In dem sich gleichzeitig auftuenden Popup-Fenster kannst du zwischen verschiedenen Diagrammtypen (Säulen, Balken, Kreis usw.) wählen, einen Titel und Untertitel bestimmen usw. 4. Schließlich bestätigst du mit Fertigstellen. 5. Füge mit einem rechten Mausklick auf dein Diagramm noch eine Beschriftung hinzu; diese wird automatisch nummeriert. 6. Um keinen Text links oder rechts am äußeren Rahmen vorbeifließen zu lassen, klicke ihn mit der rechten Maustaste an und wähle Umlauf › Kein Umlauf aus. (So wirkt dein Text optisch aufgelockerter aus, als wenn er links und/oder rechts von Text umgeben wäre.) 7. Einen oberen bzw. unteren Abstand des Rahmens von beispielsweise 0,50 cm zum Text erreichst du mit einem Klick auf den Gesamtrahmen (Diagramm inklusive Beschriftung). Du klickst auf das Symbol Rahmeneigenschaften in der oberen Leiste und setzt unter dem Reiter Umlauf, Abstände den Kasten Oben und Unten auf 0,50 cm. Gleiches gilt für den Seitenabstand zum Text. 8. Ferner kannst du unter dem Menüpunkt Verankerung bestimmen, ob die Grafik mit dem Absatz wandern darf (Standardeinstellung) oder fest an der Seite positioniert werden soll. Die Verankerung wird durch eine Reißzwecke symbolisiert. 9. Durch einen Doppelklick auf die verschiedenen Teile deines Diagramms kannst du diese auch nachträglich gestalten, z.B. die Schriftgröße. 10. Um sicherzustellen, dass die Grafik (bzw. der sie umgebende Rahmen, wenn du einen solchen für die Beschriftung hinzugefügt hast) nicht weitere Textelemente wie Fußnoten überdeckt, solltest du nach einem Rechtsklick auf die Grafik bzw. den Rahmen das Untermenü Bild (bzw. eben Rahmen) wählen und unter Typ die Box Textfluss folgen anklicken. Falls mehrere Grafiken auf einer Seite positioniert werden sollen, sollte jede an einem eigenen, notfalls leeren Absatz verankert werden, um so eine Überlappung zu verhindern!! Merke: OpenOffice Writer ist ein Textverarbeitungsprogramm und kein Layout-Programm für eine Zeitschrift. Dafür solltest du das kostenlose Programm »Scribus« verwenden. 28 Bildschirmfoto Abbildung 21 ist kein eigenständiges Bild, das wir mit der rechten Maustaste hätten einfach aus dem Internet kopieren können, sondern ein Bildausschnitt aus einem PDF-Dokument auf einer Homepage. Dafür benutzt du das kostenlose Programm Xnview. Du gehst wie folgt vor: 1. Positioniere die Internetseite auf deinem Bildschirm so, dass die Grafik, die du ausschneiden willst, voll auf der Seite passt. Bei Bedarf verkleinerst oder vergrößerst du die Darstellung. 2. Drücke die Tastenkombination Umschalt + Druck. Es wird ein »Schnappschuss« des gesamten Bildschirms in die Zwischenablage kopiert. 3. Starte das Programm Xnview und füge die Zwischenablage mit Strg + Umschalt + v als neues Bild in Xnview ein. 4. Markiere den gewünschten Teilausschnitt mit der Maus. 5. Beschneide das Überflüssige drumherum mit Umschalt + x. 6. Markiere alles mit Strg + a. 7. Mit Strg + c kopierst du das Markierte in die Zwischenablage. 8. Zurück in deinem Text angelangt, fügst du den Ausschnitt mit Strg + v an der gewünschten Stelle ein. 29 Bilder Du kannst auch Bilder und Fotos einfügen. Das geht unter dem Menü Einfügen › Bild › Aus Datei (direkt Scannen geht auch). Du wählst die gewünschte Datei auf der Festplatte oder dem USB-Stick aus und fertig. Du kannst Bilder auch aus dem Internet einfügen, wobei der Vorgang eher dem weiter oben beschriebenen für Grafiken ähnelt: Du klickst auf das gewünschte Bild auf der Homepage mit der rechten Maustaste, wählst den Menüpunkt Kopieren aus und, wieder im Text angelangt, wählst du mit der rechten Maustaste den Menüpunkt Einfügen aus. Auch Bilder solltest du mit einer Beschriftung versehen: rechter Mausklick auf das Bild und den Menüpunkt Beschriftung auswählen. Das Bild wird automatisch nummeriert und es kann auf das Bild im Text verwiesen werden. 30 Kreuztabellen (Statistik) OpenOffice.org ist zwar keine Konkurrenz zu einem dezidierten Statistikprogramm wie SPSS, Stata oder dem kostenlosen und sehr leistungsfähigen R. Dennoch ist es möglich, aus einer Tabelle die eine oder andere Zusammenfassung herauszukitzeln, die uns bei der Darstellung von Abhängigkeiten weiterhelfen kann. Kreuztabellen sind dafür sehr nützlich und zugleich intuitiv zu verstehen. Tabelle 4 basiert auf einer fiktiven Umfrage. Herausfinden wollte ich, ob Frauen und Männer eine unterschiedliche Haltung zu Gewaltvideos haben. Ihr Grad der Ablehnung auf einer Skala von 1 bis 10 habe ich festgehalten und in Prozenten ausgedrückt. Um eine Zusammenfassung (Kreuztabelle) wie in Abbildung 22 zu bekommen, gehst du wie folgt vor: 1. Markiere und kopiere die beiden betreffenden Spalten (Geschlecht und Grad der Ablehnung) und füge sie in das Modul Tabellenkalkulation wieder ein. 2. Im Modul Tabellenkalkulation markierst du wieder die beiden Spalten, rufst das Menü Daten › Datenpilot auf und bestätigst die Vorgabe aktuelle Selektion. 3. Ziehe den Schalter »Geschlecht« auf das weiße Feld Zeilenfelder. 4. Ziehe den Schalter »Grad der …« auf das Feld Datenfelder. 5. Unter Optionen wählst du die Alternative Mittelwert aus und bestätigst mit OK. Fragebogen-Nr. Geschlecht Grad der Ablehnung in % 1 M 20 2 F 80 3 F 70 4 M 30 5 F 90 6 F 80 7 M 80 8 F 100 9 M 0 10 F 60 11 M 40 12 F 90 Tabelle 4: Ergebnisse einer fiktiven Umfrage zum Grad der Ablehnung von Gewaltvideos nach Geschlecht Handelte es sich um eine JA/NEIN-Umfrage, Beispielsweise »rechtshändig« zu »linkshändig« wie in Tabelle 5, würdest du wie folgt vorgehen: 1. Die in Frage kommenden Spalten markieren, kopieren und in der Tabellenkalkulation einfügen. 2. Dann rufst du das Menü Daten › Datenpilot auf und bestätigst die Vorgabe aktuelle Selektion. 3. Ziehe den Schalter »Geschlecht« auf das weiße Feld Zeilenfelder. 4. Den Schalter »Händigkeit« ziehst du sowohl auf das Feld Spaltenfelder als auch auf das Feld Datenfelder. 5. Unter Optionen wählst du als Alternative zu Summe diesmal Anzahl aus und bestätigst mit OK. Fragebogen-Nr. Geschlecht Händigkeit 1 M R 2 F R 3 F L 4 M R 5 F R 6 F R 7 M L 8 F R 9 M L 10 F R 11 M L 12 F R Tabelle 5: Rechts- bzw. Linkshändigkeit und Geschlecht 31 Lange URLs URLs werden immer länger. Das führt gelegentlich zu hässlichen Lücken im Text, wie: Meine Quelle: http://de.search.yahoo.com/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/ Eigentlich möchtest du, dass die URL in der gleichen Zeile erscheint wie »Meine Quelle:« Das erreichst du mit folgenden Schritten: 1. Unter Extras › Einstellungen › Spracheinstellungen › Sprachen aktivierst du den CTL (Complex Text Layout). 2. In deiner URL setzt du den Cursor nach dem »/«, ab dem eine neue Zeile beginnen soll. Im Menü Einfügen › Formatierungszeichen wählst du Optionaler Umbruch ohne Breite aus. 3. Wenn du sehr viele URLs zu bearbeiten hast, könntest du unter Suchen und Ersetzen alle »/« durch unsere neue Zeichenfolge (»/« + Optionaler Zeilenumbruch) ersetzen lassen. Und zum Schluss könntest du in umgekehrter Richtung alle doppelten Folgen von einem »/« mit optionalem Zeilenumbruch (bei »http://« wird das der Fall sein) ebenfalls unter Suchen und Ersetzen in einfache »//« verwandeln. Mit Unterstrichen »_« und anderen URL-typischen Sonderzeichen kannst du auch so verfahren. Das Ergebnis: Meine Quelle: http://de.search.yahoo.com/lange_kette/lange_kette/lange_kette/lange_kette/?lange_kette/lange_kette/ 32 Schriften An dieser Stelle sind ein paar Worte zu Schriftarten angebracht. Für den Fließtext, also den Textkörper, ist eine sogenannte Serifenschrift geeignet. Eine Serifenschrift zeichnet sich durch die kleinen Schnörkel am Anfang bzw. am Ende der jeweiligen Buchstaben aus. Diese Schnörkel bewirken, dass die einzelnen Buchstaben tendenziell ineinander »fließen«, was den Lesefluss erheblich steigert, weil die Wörter dann als Einheit erscheinen statt als lose Folge von einzelnen Buchstaben. Was für den Fließtext gut ist, ist für Überschriften nicht unbedingt erforderlich. Hier darf der Lesefluss durchaus verlangsamt werden, denn Überschriften sollen eben mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Also könntest du hierfür ohne weiteres eine serifenlose Schrift wie Arial verwenden. Times New Roman 40 pt Garamond 40 pt Arial 40 pt Futura Lt BT 40 pt AaBbCcDdEeFfGg (Times New Roman 12 pt) AaBbCcDdEeFfGg (Garamond 12 pt) AaBbCcDdEeFfGg (Arial 11 pt) AaBbCcDdEeFfGg (Futura Lt BT 12 pt) Wie du siehst, nimmt die Arial bei gleicher Punktgröße etwas mehr Platz als die Times New Roman ein, und jeder Buchstabe steht für sich gestochen scharf da – das ist gut für Werbezwecke. Eine ähnliche, aber viel leichtfüßigere Schrift wie die Arial ist die Futura Lt BT. Sie nimmt bei gleicher Schriftgröße etwa so viel Platz wie die Garamond ein und ist angenehm für die Augen. Allerdings hat nicht jeder Futura auf seinem Rechner. Daher kommt sie nicht wirklich in Frage. Für die Titelseite würde ich – der Trend geht in diese Richtung – die gleiche Schrift wie für den Fließtext (Textkörper) nehmen, weil das Argument der Einheitlichkeit des gesamten Dokumentes schwerer wiegt als das des starken Hervorhebens von Überschriften – also in beiden Fällen solltest du eine Serifenschrift verwenden. Aber auch innerhalb der Serifenfamilie gibt es – zum Teil sehr feine – Unterschiede. Ich empfehle die Garamond anstelle der Times New Roman: AaBbCcDd EeFfGgHhIiJj (Times 24 pt) AaBbCcDd EeFfGgHhIiJj (Garamond 24 pt) Du siehst, die Garamond ist ein Tick feiner und zugleich rundlicher. Diese Feinheit, also das »Weniger-Fett-Sein«, bewirkt auch eine Erhöhung des Leseflusses, denn die Augen bleiben nochmals weniger an den einzelnen Buchstaben hängen, das Gehirn fasst sozusagen nur noch den »mathematischen Geist« der Schrift auf, und nicht mehr ihren »leiblichen Körper«. Die Rundlichkeit sorgt für einen freundlicheren, ausgewogeneren Eindruck. Vorgabe für den Fließtext ist üblicherweise Times New Roman 12 pt. Falls du dich doch für Arial entscheidest, dann 11 pt. Und für Garamond, die von Haus aus etwas kleiner ist, gilt die Vorgabe 12,2 pt. An dieser Stelle ist doch noch eine Bemerkung angebracht: Mit genauen Vorgaben zu Schriftgröße, Rändereinstellung, Zeilenabstand und Nummerierung erst ab Textbeginn wird seitens von Lehrenden manchmal der Zweck verfolgt, die Menge des abgelieferten Textes zu steuern. Hier wird optische Gestaltung für ein fremdes Ziel gewissermaßen missbraucht. In Redaktionen würde die Anforderung ganz anderes heißen: nicht »so und so viele Seiten in der und der Schriftgröße«, sondern einfach: »10.000 Zeichen +- 5%«. Da weiß jeder, wo er dran ist, und es entfällt die Versuchung, zu »mogeln«. Zusammensetzungen wie »S. 1«, »§ 120a«, »$ 1 200«, »24 %«, »z. B.« sollten nach Möglichkeit nicht durch eine Zeilenschaltung getrennt werden. Das bewirkst du durch die Einfügung eines geschützten Leerzeichens (Menü Einfügen › Formatierungszeichen bzw. mit der Tastenkürzel Strg + Umschalt + Leertaste). 33 Hervorhebungen Hervorhebungen sind ein Kapitel für sich. Wichtig ist, dass sie die optische Einheitlichkeit des Textes nicht beeinträchtigen. In den Zeiten der alten Schreibmaschine hatte man vier Möglichkeiten, Wörter besonders hervorzuheben: Man schrieb das Wort mit heftigem Anschlag gleich dreimal übereinander, so dass alles schön fett erschien, man unterstrich es, man konnte es g e s p e r r t schreiben, und schließlich blieb noch die Möglichkeit, GROSSBUCHSTABEN zu verwenden. Auch konnte man diese verschiedenen Möglichkeiten miteinander kombinieren – im Endergebnis ergab das 4 x 4, also 16 Möglichkeiten, die aber alle, und das aus gutem Grunde, nicht mehr »in« sind. Denn solche Hervorhebungen, man sieht es hier, stechen so stark hervor, dass sie den Lesefluss regelrecht unterbrechen. Die Augen haben Schwierigkeiten, sich auf den übrigen Text zu konzentrieren und wandern unwillkürlich ständig auf diese Hervorhebungen zurück (der gleiche Effekt wie bei den unsäglichen animierten Werbebannern auf Internetseiten – aber dort ist es aus Gründen der Geldschöpfung geradezu gewollt). Bei Hervorhebungen solltest du daher die weniger auffällige Möglichkeit der Kursivschrift verwenden. Damit wird der eigentliche Zweck erreicht, ohne den Gesamteindruck zu beeinträchtigen. Eine, wohlgemerkt ziemlich veraltete Möglichkeit, bei Literaturverzeichnissen den Name des Autors hervorzuheben, besteht in der Verwendung von Kapitälchen. Bei umfangreichen Autorenverzeichnissen gewinnst du Zeit, wenn du hierfür eine gesonderte Zeichenvorlage kreierst und ihr beispielsweise den Namen »Autor« gibst. Dann brauchst du nur noch mit Hilfe eines Doppelklicks und der Taste Strg alle Autoren zu markieren und einmal auf die Zeichenvorlage »Autor« doppelklicken. Im Nu haben alle Autorennamen die Auszeichnung Kapitälchen. Besser als Kapitälchen ist die Verwendung einer ausgerückten ersten Zeilen (»hängenden Absätzen« wie in Wörterbüchern). Siehe dazu den Abschnitt 24 »Literaturverzeichnis«. Eine Fettschrift in diesem Fall wäre auch in Ordnung, aber nicht nötig. Großbuchstaben – auch bei Überschriften – solltest du unbedingt vermeiden! Wörter in Großbuchstaben sind wesentlich schwerer zu lesen. Historisch gesehen wurden Kleinbuchstaben gerade zur Erhöhung des Leseflusses erfunden. Falls du versehentlich mehrere Wörter oder Textpassagen in Großbuchstaben geschrieben hast, kannst du diese in Kleinbuchstaben, oder Kleinbuchstaben mit Ausnahme von Satzanfang usw. zurückverwandeln. Dazu die Textpassage markieren und im Menü Format › Groß-/Kleinschreibung auswählen. 34 Sonderzeichen Sonderzeichen erreichst du unter dem Menüpunkt Einfügen › Sonderzeichen. Lästig wird es nur, wenn du sehr oft das gleiche Sonderzeichen brauchst und jedes Mal über das Menü gehen musst. Ähnlich ärgerlich ist es, wenn du eine komplexe Zeichenfolge wie »[…]« immer wieder brauchst. Hier kannst du unter Extras › Autokorrektur-Optionen › Ersetzung einfache Zeichenfolgen wie »xxx« durch das Sonderzeichen bzw. die komplexere Zeichenfolge ersetzen lassen. Du gehst folgendermaßen vor: 1. Markiere das eingefügte Sonderzeichen bzw. die komplexe Zeichenfolge. 2. Rufe das Menü Extras › Autokorrektur-Optionen › Ersetzung auf. Das Markierte erscheint automatisch im Pop-Up-Fenster. Links davon musst du nur noch die Zeichen eintippen, die durch das Sonderzeichen bzw. die komplexe Zeichenfolge ersetzt werden sollen. 3. Mit Neu und OK bestätigen. In dieser Einleitung habe ich zwei Sonderzeichen verwendet: den langen Gedankenstrich (–) und die Auslassungspunkte (…), auch Ellipse genannt. Standardmäßig werden in OpenOffice Writer der Trennstrich durch den längeren Gedankenstrich und drei Punkte durch die Ellipse ersetzt, sobald die Leertaste gedrückt wird, so dass das Menü Sonderzeichen und die Autokorrektur-Option für diese beiden Zeichen nicht gebraucht werden. 35 Tastaturkürzel OpenOffice.org kennt viele Tastaturkürzel, die die Arbeit erleichtern. Hier die wichtigsten: Strg + 0 der Absatz, in dem der Cursor steht, wird zu Textkörper Strg + 1 der Absatz wird zu einer Überschrift der 1. Ebene Strg + 2 der Absatz wird zu einer Überschrift der 2. Ebene Strg + 3 der Absatz wird zu einer Überschrift der 3. Ebene Strg + 4 der Absatz wird zu einer Überschrift der 4. Ebene Strg + i der markierte Text wird kursiv (italics) Strg + Umschalt + f der markierte Text wird fett Strg + m alle nicht in der Absatzvorlage definierten manuellen Formatierungen werden entfernt Strg + s Speichern der Datei (save) Strg + p Drucken der Datei (print) Strg + f Finden einer Textstelle in der Datei (find) Strg + c Kopieren von markiertem Text in die Zwischenablage (copy) Strg + v Einfügen von Text aus der Zwischenablage an der Cursorposition (»V« symbolisiert die Einfügung) Strg + Umschalt + v wie zuvor, aber du hast hier die Wahl, den Text unformatiert reinzukopieren Strg + x Ausschneiden von markiertem Text und Einfügung desselben in die Zwischenablage (»X« symbolisiert die Schere) Strg + Eingabe Beginn einer neue Seite (Seitenumbruch) Strg + - Trennungsvorschlag (dem Programm wird überlassen, bei Bedarf am Zeilenende das Wort an dieser Stelle zu trennen) Strg + Umschalt + Leertaste Einfügung eines geschützten Leerzeichens (eines nicht trennbaren, festen Leerschritts) Umschalt + Eingabe Zeilenschaltung ohne neuen Absatz – + Leerschritt Gedankenstrich »–« . + . + . + Leerschritt Ellipse (Auslassungspunkte) »…« Alt + gedrückte Maustaste Textblock senkrecht markieren (setzt aber eine Schriftart mit fester Laufweite wie Courier voraus 36 Mauskürzel mit einem Doppelklick markierst du ein ganzes Wort mit einem dreifachen Klick markierst du einen ganzen Satz mit einem vierfachen Klick markierst du einen ganzen Absatz mit einem rechten Mausklick erreichst du das Kontextmenü (so ersparst du dir den Umweg über die Menüleiste) eine markierte Textstelle kannst du mit der linken Maustaste »greifen« und an eine andere Stelle verschieben mit Hilfe der Strg-Taste und eines Doppelklicks kannst du mehrere Stellen unabhängig voneinander markieren, um sie in einem Rutsch zu bearbeiten 37 PDFs PDF (Portable Data Format), von Adobe entwickelt, ist ein offenes und vom Betriebssystem unabhängiges Format. PDF ist sehr beliebt für die Verbreitung von Dokumenten. Ein PDF-Dokument hat nämlich zwei wesentliche Vorteile: es ist vor Veränderungen geschützt (manche PDF-Dateien sind sogar vor dem Speichern oder dem Ausdrucken geschützt!) die Formatierung ist druckerunabhängig Wenn du beispielsweise am Telefon mit einer Kommilitonin über »den Satz ganz unten auf Seite 8« redest und dabei ein Word-Dokument vor Augen hast, kann es durchaus sein, dass auf ihrem Rechner dieser Satz »ganz oben auf Seite 9« steht. Dieses Problem gibt es bei PDFs nicht. Es bietet sich daher an, Hausarbeiten usw. immer als PDF an die Dozenten zu schicken – es sei denn, es wird ein Word-Format für Korrekturzwecke verlangt. In diesem Fall solltest du die Datei unter dem Format »MS Word 97« abspeichern. (Mit dem kostenlosen PDF-Reader »Nitro« kann man übrigens PDF-Dateien mit Kommentaren versehen oder Wörter farblich markieren.) PDF-Dateien kannst du mit einem einfachen Klick auf das rot-weiße PDF-Symbol links in der oberen Symbolleiste erstellen. Mit dem kostenlosen Programm »PDF24« kannst du mehrere PDF-Dokumente bearbeiten, beispielsweise eine Seite aus dem einen PDF-Dokument an einer beliebigen Stelle in einem anderen Dokument einfügen. Die Bedienung von PDF24 ist sehr intuitiv. 38 Mehrere offene Dateien Wir hatten bereits die Gelegenheit, mit zwei Fenstern zu arbeiten: einmal unserem Textfenster, und dann einem zweiten Fenster für die Tabellenkalkulation, in dem wir unsere Grafik erstellt haben. Du könntest aber im Tabellendokument eine ganze Sammlung von Grafiken speichern und auf diese bei Bedarf zurückgreifen. Ferner könntest du eine allgemeine Literaturliste haben und diese für mehrere Hausarbeiten verwenden und bei Bedarf die eine oder andere Quelle auswählen. Du kannst beliebig viele Fenster geöffnet haben und so mit verschiedenen Dateien hin und her jonglieren, Teile aus der einen in eine andere kopieren usw. Bei Gruppenarbeiten kann es nützlich sein, alle Einzelarbeiten zu öffnen, einzelne Inhalte zu markieren und zu kopieren und sie dann in ein leeres Zieldokument einzufügen. Siehe Abschnitt »Gruppenarbeiten« auf Seite 21. 39 Suchen und ersetzen Du kannst das ganze Dokument unter dem Menü Bearbeiten › Suchen und Ersetzen (Taste Strg + f) nach bestimmten Zeichenfolgen oder Wörtern durchsuchen und/oder durch andere ersetzen. Auf diesem Weg kannst du auch sogar Absatzvorlagen durch andere ersetzen (Mehr Optionen anklicken). Letztere Möglichkeit ist sehr nützlich, um die Zahl der Absatzvorlagen auf ein Minimum zu reduzieren. Die Suchfunktion kannst du einsetzen, um Stellen im Text, wo du am Vortag stehen geblieben bist oder die noch einer weiteren Bearbeitung bedürfen und die du mit einen »###« markiert hast, schnell wieder aufzufinden. Mit der Suchfunktion lassen sich auch beispielsweise überflüssige Leerzeilen in einem Rutsch entfernen. Dazu den Button Mehr Optionen anklicken, und Regulärer Ausdruck auswählen. Im Suchfenster trägst du »^$« ein. ^$ steht für »Leerzeile«. Dann kannst du Ersetzen bzw. Ersetze alle auswählen. 40 Rechtschreibung Diese wird mit der Schaltfläche ABC in der oberen Symbolleiste oder mit der Taste F7 eingeschaltet. Unbekannte Wörter können dem Wörterbuch hinzugefügt werden – was allerdings nur sinnvoll ist, wenn du am eigenen Rechner arbeitest. 41 Synonyme Unter Extras › Sprache › Thesaurus (Taste Strg + F7) kannst du Synonyme zu dem Wort finden, das sich gerade unter dem Cursor befindet. Das ist ganz hilfreich, um den Text mal um andere Ausdrücke zu bereichern. Ein gutes Online-Synonym-Wörterbuch ist woxikon.de. 42 Infos zum Dokument Es könnte sein, dass du die Auflage bekommst, eine Arbeit mit »so und so vielen Wörtern« oder »so und so vielen Zeichen« zu schreiben. Den aktuellen Stand deines Dokuments kannst du unter dem Menü Extras › Wörter zählen überprüfen. Falls du wissen möchtest, wie viele Wörter bzw. Zeichen in einem bestimmten Abschnitt enthalten sind, markierst du diesen und rufst du eben dieses Menü auf. 43 Datei speichern Folgende Hinweise solltest du unbedingt beherzigen: 1. Die Dateinamen sollten ausschließlich aus Standardbuchstaben, Ziffern und Unterstrichen bestehen, also keine Umlaute, keine Leerschritte, keine »ß« und keine Bindestriche enthalten. Auch solltest du ausschließlich Kleinbuchstaben verwenden. Das hat zum einen optische Gründe, zum anderen technische. Optisch wird dadurch das Lesen und Wiederauffinden von Dateien erleichtert. Technisch kannst du sicher sein, dass die Datei auch in einem fremden Land oder auf einem PC mit einem fremden Betriebssystem (z. B. Linux) gelesen werden kann.* 2. Du solltest die Datei in regelmäßigen Abständen speichern. 3. Du solltest sie niemals auf einen USB-Stick direkt aus dem Schreibprogramm heraus speichern, sondern nur auf die Festplatte! Das Betriebssystem hat seine Festplatte fest im Griff und es kann in der Regel nichts schief gehen, während USB-Sticks versehentlich während der Arbeit herausgezogen werden, bzw. sie geben gelegentlich auch so den Geist auf, vor allem während des Transports – wenn sie nicht gar ganz verloren gehen. Dann sind viele Stunden Arbeit unwiederbringlich verloren. USB-Sticks und externe Festplatten sollten ausschließlich als Transportmedien verwendet werden – dafür sind sie ja da. Nach Beendigung der Arbeit schließt du die Datei und kopierst sie erst danach und im geschlossenen Zustand mit dem Explorer von der Festplatte auf das Wechselmedium. Das Gleiche gilt umgekehrt: Wenn du eine Datei, die auf einem Wechselmedium liegt, bearbeiten möchtest, solltest du sie vorher auf die Festplatte kopieren und dort bearbeiten und erst zum Schluss nach Beendigung des Programms wieder zurück auf das Wechselmedium kopieren. Persönliche Dateien auf öffentlich zugänglichen Rechnern solltest du natürlich am Ende von der Festplatte löschen! 4. Kopien von Dateien kannst du dir selbst mailen – so bist du auf der sicheren Seite und kannst von überall aus auf diese Datei online zugreifen. 5. Wichtige Dateien solltest du mit aufsteigender Nummerierung speichern, so nach dem Motto: hausarbeit_thema_professorenname_studentenname_01 hausarbeit_thema_professorenname_studentenname_02 hausarbeit_thema_professorenname_studentenname_03 Anhand der laufenden Nummer kannst du sicher sein, dass du tatsächlich die neueste Fassung vor Augen hast (das Datum der Datei ist zwar auch ein Hinweis, aber kein zuverlässiger, schon weil die Uhr mancher PCs falsch eingestellt ist!). Diese Vorgehensweise ist besonders wichtig, wenn du ein und dieselbe Datei im Rahmen einer Gruppenarbeit bearbeitest und sie zwischen den Teilnehmern hin und her schickst. 6. Dateinamen sollten informativ sein (siehe Punkt 5. oben), also aussagen, um was für eine Arbeit es sich handelt, das Thema, die Dozentin, für die sie geschrieben wurde, und sie sollten den eigenen Namen enthalten, damit die Dozentin auf Anhieb die Datei der richtigen Autorin zuordnen kann. Der Name »Hausarbeit« ist nicht aussagekräftig genug, und spätestens in drei Wochen weißt du selbst nicht mehr, was für ein Inhalt sich darunter verbirgt. 7. Viele Dozenten benutzen nach wie vor ausschließlich Microsoft Word. Wenn du eine Arbeit an sie schickst, und das Format PDF nicht erwünscht ist, solltest du daran denken, sie vor dem Verschicken als Word-Dokument zu speichern. Das geschieht im Menü Datei › Speichern unter… › Dateityp. Hier wählst du den Typ Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) aus. (Interessanterweise sind Word 2007 und Word 2010 mittlerweile in der Lage, Dokumente im OpenOffice-Format (.odt) zu öffnen und auch abzuspeichern!) 44 Etiketten/Serienbriefe Für eine Hausarbeit absolut überflüssig – aber wer weiß, vielleicht stehst du eines Tages im Rahmen eines Praktikums oder einer Bürotätigkeit vor der Aufgabe, beispielsweise Adressetiketten auszudrücken. Also hier eine kurze Anleitung: 1. Du erstellst eine Tabelle mit OpenOffice.org Calc. Diese Tabelle besteht beispielsweise aus sechs Spalten: Name, Straße, Stadt, Telefonnummer, Handy, E-Mail. In der ersten Zeile schreibst du diese sechs Bezeichnungen, darunter kommen dann die einzelnen Personen. Diese Tabelle speicherst du unter einem sprechenden Namen und schließt sie. Die Datei bekommt automatisch die Dateiendung .ods. 2. Unter dem Symbol für neue Dateien oben ganz links wählst du Datenbank aus. Du wählst die dritte Schaltfläche Verbindung zu einer bestehenden Datenbank öffnen aus. Im Feld darunter wählst du Tabellendokument aus. Dann suchst du die vorhin gespeicherte Tabelle aus und klickst auf Weiter. Den Eintrag Ja,die Datenbank soll angemeldet werden lässt du aktiviert. (Diese Anmeldung sorgt dafür, dass von allen OpenOffice-Fenstern aus auf die Datenbank zugegriffen werden kann.) Das Häkchen vor Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen entfernst du, denn du willst an deiner Adresstabelle ja nichts ändern. Danach drückst du Fertig stellen. und speicherst die Datenbank unter dem gleichen Namen und am gleichen Ort wie deine Tabelle – sie kriegt automatisch die Dateiendung .odb. Dann schließt du deine Datenbank, denn in Wirklichkeit enthält sie keine Inhalte, sie bietet lediglich eine Sicht auf deine Tabelle. 3. Unter dem Symbol für neue Dateien oben ganz links wählst du Etiketten aus, und unter dem Reiter Etiketten auf der rechten Seite deine Datenbank und darunter die gewünschte Tabelle. Aus dieser Tabelle wählst du die gewünschten Datenbankfelder, jeweils getrennt durch eine Zeilenschaltung, aus: Name, Straße und Stadt (aber nicht Telefonnummer, Handy und E-Mail). Unter Zusätze lässt du den Kasten Inhalte synchronisieren angeklickt. Unter Format weist du den Etiketten die richtige Größe zu – bei drei Spalten und acht Zeilen beispielsweise passen die Werte in der nachfolgenden Tabelle (wobei es je nach Druckermodell Verschiebungen geben kann). Anschließend drückst du auf den Button Neues Dokument. Es entsteht ein neues Dokument mit lauter Feldnamen. Dieses kannst du auf Etikettenbögen ausdrucken. Beim Ausdrucken werden die Feldnamen durch die eigentlichen Namen, Straßen und Städte der Menschen aus deiner Tabelle ersetzt. Horizontaler Abstand 7,00 cm Vertikaler Abstand 3,70 cm Breite 7,00 cm Höhe 3,70 cm Rand links 1,20 cm Rand oben 0,60 cm Spalten 3 Zeilen 8 Tabelle 6: Etikettengrößen und -abstände Ganz analog dazu kannst du einen Serienbrief schreiben, in den du beispielsweise die Namen deiner Ansprechpartner oder ihre Adressen automatisch an die richtigen Stellen einfügen lässt: bei geöffneter Datenbank wählst du Einfügen › Feldbefehl › andere und als Feldtyp Seriendruck-Feld. 45 Hilfe Unter dem Menü Hilfe bekommst du in leicht verständlicher Sprache Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu allen Möglichkeiten, die OpenOffice.org bietet – also kein Grund zu verzweifeln, wenn du nicht weiter weißt, sondern einfach nachschlagen. Googlen lohnt sich ebenfalls: Einfach ein oder zwei Stichworte und dazu den Begriff OpenOffice eingeben. 46 Bezug und Installation OpenOffice.org kannst du direkt von http://de.openoffice.org/ downloaden. Danach einfach ein Doppelklick auf die downgeloadete Datei und die wenigen Fragen mit »Ja« beantworten. Nach dem Programmstart kannst du unter Extras verschiedene Voreinstellungen vornehmen, beispielsweise als Standardschrift Garamond statt Times. 47 Basisübung 1. Hole die unformatierte Datei openoffice-uni-de.txt: gehe auf openoffice-uni.org klicke mit der rechten Maustaste auf den deutschen [txt] wähle den Menüpunkt Ziel speichern unter aus speichere diese Datei “prax-de.txt” auf deinen Desktop 2. Datei mit OpenOffice öffnen: gehe auf deinen Desktop klicke auf “prax-de.txt” mit der rechten Maustaste wähle den Menüpunkt Öffnen mit aus als Programm nimm Swriter bzw. OpenOffice Writer (zwei Namen für das gleiche Programm) bei der Nachfrage nach der Kodierung bestätige den Vorschlag Westeuropa (Windows-1252) mit OK 3. Damit zukünftige Formatierungen nicht wieder verloren gehen, speichere die Datei neu: rufe das Menü Datei › Speichern unter auf wähle als Dateityp den ersten Vorschlag ODF Text Document (.odt) aus bestätige mit OK 4. Verwandle den gesamten Text in die Formatvorlage Textkörper: markiere den gesamten Text mit der Tastenkürzel Strg + a wende die Tastenkürzel Strg + 0 an um ganz sicher zu sein, dass alle anderen Formatierungen entfernt werden, wende dazu die Tastenkürzel Strg + m an löse die Markierung auf, indem du an einer beliebigen Stelle im Text reinklickst 5. Formatiere deinen Textkörper: klicke mit der rechten Maustaste irgendwo in einem mit der Vorlage Textkörper formatierten Absatz wähle den Punkt Absatzvorlage bearbeiten... aus trage folgende Änderungen ein: unter Einzüge und Abstände wähle einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen unter Ausrichtung wähle Blocksatz unter Textfluss schalte die Silbentrennung auf Automatisch mit mindestens 3 Zeichen am Zeilenende sowie 3 Zeichen am Zeilenanfang und setze ein Häkchen neben Schusterjungenregelung sowie neben Hurenkinderregelung 6. Richte jetzt dein Deckblatt ein: markiere den Deckblatttext einschließlich Datum rufe das Menü Format › Absatz auf (nicht Format › Formatvorlagen) unter dem Reiter Einzüge und Abstände trage folgende Werte ein: Zeilenabstand › Einzeilig Abstand › Unter Absatz: 0cm bestätige mit OK zentriere deinen Text mit dem Button Zentrieren in der Menüleiste erhöhe das Schriftgrad von 12pt auf 14pt klicke irgendwo nochmals in dein Deckblatt markiere die Hauptüberschrift nochmals erhöhe das Schriftgrad von 14pt auf 22pt wende das Merkmal Fett mit dem Button Fett in der Menüleiste an rufe das Menü Format › Formatvorlagen auf wähle wieder mit dem vierten Button in der Menüleiste die Liste der Seitenvorlagen aus klicke mit der rechten Maustaste auf die Seitenvorlage Erste Seite wähle den Eintrag Ändern aus trage folgende Änderungen ein: unter dem Reiter Verwalten wähle als Folgevorlage die Seitenvorlage Erste Seite aus (damit eröffnest du dir die Möglichkeit, eine weitere, nicht nummerierte »erste Seite« für das Inhaltsverzeichnis zu schaffen) unter dem Reiter Seite › Seitenränder erhöhe den linken Seitenrand auf 3 cm bestätige mit OK klicke mit der Maus irgendwo auf dein Deckblatt, suche in deiner Liste der Formatvorlagen die Vorlage Erste Seite aus und mach darauf einen kräftigen Doppelklick (jetzt erst wird die Formatvorlage auf das Deckblatt, auf dem der Cursor steht, tatsächlich angewendet) setze den Cursor ganz ans Ende deines Deckblatts (rechts vom letzten Wort) mit der Tastenkombination Strg + Eingabe fügst du an dieser Stelle eine neue, leere Seite ein (hier kommt später dein Inhaltsverzeichnis) 7. Richte jetzt deine Standardseite (für die Textseiten) ein: rufe das Menü Format › Formatvorlagen auf wähle den vierten Button in der Menüleiste aus (für die Seitenvorlagen) wähle mit der rechten Maustaste die Formatvorlage Standard aus klicke auf Ändern mache folgende Veränderungen: unter dem Reiter Seite erhöhe die Seitenränder › Links auf 3cm unter dem Reiter Kopfzeile setze ein Häkchen neben Kopfzeile einschalten bestätige mit OK 8. Aktiviere die automatische Überschriftennummerierung für die beiden ersten Überschriftenebenen: rufe das Menü Extras, Kapitelnummerierung aus wähle in der linken Spalte Ebenen zunächst die Ebene 1 aus aktiviere als Nummerierungsstil 1, 2, 3… aus wiederhole diese Schritte für die Ebene 2 stelle sicher, dass die Nummerierung auf Vollständig gesetzt ist bestätige mit OK 9. Ändere das Aussehen deiner Überschriften: öffne das Menü Format › Formatvorlagen klicke mit der rechten Maustaste in der Liste der Absatzvorlagen auf die Vorlage Überschrift 1 und wähle den Punkt Ändern aus unter dem Reiter Einzüge und Abstände wähle einen Abstand Über Absatz von 1,2 cm und einen Abstand Unter Absatz von 0,6 cm unter dem Reiter Schrift wähle die Schriftart › Garamond mit dem Schriftgrad › 16pt (den Wert »120%« einfach überschreiben) und dem Schriftschnitt › Fett aus wiederhole o. a. Schritte für die Vorlage Überschrift 2 (sprich Ebene 2, also Abschnittsüberschriften) aber mit anderen Werten: Abstand Über Absatz von 0,8 cm Abstand Unter Absatz von 0,4 cm Schriftart › Garamond mit dem Schriftgrad › 13 pt und dem Schriftschnitt › Fett 10. Aktiviere deine Überschriften: setze den Cursor in die erste Hauptüberschrift (Ebene 1) in deinem Text an tätige die Tastenkürzel Strg + 1 entferne bei der Gelegenheit etwaige alte, nicht-automatisierte Nummerierungen, so dass nur noch die automatisierten Nummern übrig bleiben wiederhole diesen Schritt für die ersten sechs oder sieben Kapitelüberschriften wiederhole diese Schritte auch für einige Überschriften der zweiten Ebene unter Verwendung der Tastenkürzel Strg + 2 (im Kapitel 5 findest du mehrere Überschriften der zweiten Ebene) 11. Erstelle dein Inhaltsverzeichnis: setze den Cursor auf die vorhin, nach dem Deckblatt eingefügte neue Seite (nach der blauen Linie) rufe das Menü Einfügen › Verzeichnisse › Verzeichnisse auf unter dem Reiter Verzeichnis reduzierst du die auszuwertenden Ebenen auf 2 (das heißt, du könntest im Text theoretischerweise sehr wohl drei oder mehr Überschriftenebenen haben, für das Verzeichnis interessieren dich aber lediglich die beiden ersten) unter dem Reiter Einträge setzt du den Cursor zwischen dem E# und dem E klicke den Button Tabulator einmal klicke den Button Alle einmal klicke auf OK im nun entstandenen, grau markierten Inhaltsverzeichnis klickst du mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Eintrag der ersten Ebene und wählst Absatzvorlage bearbeiten aus unter dem Reiter Einzüge und Abstände setzt du folgende Werte ein: Einzug › Vor Text: 0,8cm Einzug › Erste Zeile: -0,8cm Abstand › Über Absatz: 0,4cm Zeilenabstand: Einzeilig bestätige mit OK wiederhole diese Schritte dann auch für die Formatvorlage eines Eintrags der zweiten Ebene, aber diesmal mit folgenden Werten: Einzug › Vor Text: 1,8cm Einzug › Erste Zeile: -1cm Abstand › Über Absatz: 0,2cm bestätige mit OK 12. Schaffe den Sprung von der letzten nicht nummerierten Seite (nämlich die mit deinem Inhaltsverzeichnis) zur ersten, mit einer 1 nummerierten Standardseite: setze den Cursor unmittelbar unter das Inhaltsverzeichnis (falls das nicht geht, weil die Kapitelnummerierung im Wege steht, verwandele kurzzeitig die erste Überschrift in Textkörper um; dann kannst du den Cursor ganz links platzieren; später verwandelst du sie wieder in eine Überschrift 1) rufe das Menü Einfügen › Manueller Umbruch auf wähle als Vorlage die Seitenvorlage Standard aus setze ein Häkchen neben Seitennummer ändern trage in den Kasten für die Seitennummer eine 1 ein (das Programm schlägt diese sowieso vor) bestätige mit OK mit der Taste Entf löscht du die eingefügte leere Seite um sicherzustellen, dass alle Nummerierungen aktualisiert werden, rufe das Menü Extras › Aktualisieren › Alles aktualisieren auf gehe auf irgendeine Textseite und setze den Cursor in die Kopfzeile wähle das Menü Einfügen › Feldbefehl › Seitennummer um die Seitennummer in die Kopfzeile einzufügen setze die Seitennummer rechtsbündig 48 Extra-Übungen Formatiere ein paar Textpassagen als »Interview« mit Zeilennummerierung – so, dass der übrige Text nicht nummeriert wird (siehe Abschnitt 18) stelle eine kleine Tabelle her und erstelle daraus eine Grafik (siehe Abschnitt 27) als Großaufgabe formatiere größere Teile dieses Dokuments entsprechend der PDF-Vorlage Viel Spaß mit Apache OpenOffice!